Gérer ses bénévoles

Une association qui gère des bénévoles comporte généralement des besoins particuliers : centraliser les informations de ses bénévoles, recruter, inscrire, planifier, communiquer et suivre l’engagement. Yapla peut répondre à ces besoins en combinant principalement les fonctionnalités Données, Membres, Site web et Infolettres.

Dans cet article, découvrez comment Yapla peut vous aider à structurer une base de « Bénévoles » qui répond à des besoins fréquents (coordonnées, compétences, disponibilités, statut, notes internes).

Créer sa base de bénévoles avec les fonctionnalités Membres ou Données

Membres

Il est possible de gérer des bénévoles en utilisant la fonctionnalité Membres. Par exemple, vous pouvez créer une ou plusieurs adhésions gratuites qui permettront à vos bénévoles de s'inscrire à votre association et même de gérer leurs informations dans l'espace membre. Vous aurez ainsi accès à tous leurs renseignements fournis au moyen de formulaires et vous pourrez gérer des notes internes et des présences.

Données

La fonctionnalité Données vous permet de créer une base de données sur mesure pour votre association. Pour apprendre comment configurer votre base de bénévoles avec la fonctionnalité Données, consultez cet article :

Créer une base de données sur mesure

Configurer des formulaires complets selon ses besoins

Pour créer votre base de bénévoles, Yapla met à votre disposition des formulaires riches et dynamiques vous permettant de recueillir des informations utiles et d'effectuer un suivi rigoureux de vos membres bénévoles. Ajoutez-y des champs tels quels :

Coordonnées (courriel, téléphone, ville)
Compétences / rôles possibles (accueil, montage, cuisine, animation, etc.)
Disponibilités (jours/soirs, périodes, “ponctuel” vs “récurrent”)
Langues
Consentements (ex. communications, photo)
Notes internes (ex. formation reçue, vérification faite, restrictions)

Pour en apprendre davantage sur la création des formulaires dans Yapla, consultez cet article.

Affichez vos offres de recrutement et permettez à vos bénévoles de s'inscrire et de gérer leur profil sur votre site web

En utilisant le site web de Yapla, vous pourrez afficher vos offres de bénévolats sur des pages personnalisées et permettre l'inscription de bénévoles via vos formulaires. De plus, grâce à l'espace Membres, permettez à vos bénévoles de se connecter à leur espace membre et de modifier eux-mêmes leurs renseignements de disponibilités, d'intérêt ou de compétences, par exemple.

Apprenez en plus dans les articles suivants :

Vous pouvez également en tout temps ajouter manuellement des bénévoles dans votre base de données Yapla, modifier leur profil et leur envoyer un mot de passe pour leur permettre de se connecter à votre espace membre.

Créez des événements et des activités pour vos bénévoles

Planifiez des activités et gérez les inscriptions avec la fonctionnalité événement. Pour organiser les activités de bénévolat, la fonctionnalité Événements est idéale : vous pouvez créer des événements (ex. “Formation des nouveaux bénévoles”, “Montage – soirée bénéfice”, “Kiosque samedi”), gérer les inscriptions et ensuite confirmer la présence des participants selon votre processus.

Communiquez avec vos bénévoles

Recruter et communiquer à grande échelle grâce aux communications automatiques ou Yapla Newsletters. Pour diffuser vos appels de bénévoles et garder le lien (rappels, consignes, merci, relances), vous pouvez utiliser Yapla Infolettres afin de créer, personnaliser et envoyer vos communications par courriel à votre communauté. D'ailleurs, tous vos contacts et membres dans Yapla sont automatiquement synchronisés vers la fonctionnalité Yapla infolettres pour faciliter la gestion de vos listes d'envoie.

D'ailleurs, les fonctionnalités Membres et Données vous permettent de mettre en place des communications automatiques pour envoyer des confirmations ou des rappels. Vous pouvez configurer et personnaliser les messages en fonction de vos besoins avec des déclencheurs précis.

Fonctionnalité Données

Pour aller plus loin

Consultez notre article de blogue et découvrez 6 astuces pour recruter des bénévoles pour vos événements.