Disponible à partir du forfait Essentiel.
Vous avez deux façons de retirer un membre de votre liste :
- Archiver : la fiche n'apparaît plus, par défaut, dans votre liste de membres ni dans vos recherches, mais elle reste dans votre base de données. Vous gardez une trace de l'ancien membre et pouvez le restaurer à tout moment, par exemple lorsqu'il souhaite reprendre une adhésion.
- Supprimer : la fiche est supprimée de façon définitive et ne peut pas être restaurée. Utilisez cette action pour une fiche de test ou lorsqu'un membre demande la suppression de ses données.
Dans cet article
- Archiver un membre
- Adresse courriel et numéro d'un membre archivé
- Retrouver un membre archivé
- Restaurer un membre archivé
- Permettre à un ancien membre de reprendre une adhésion
- Supprimer définitivement un membre
Archiver un membre
Le membre doit être inactif pour pouvoir être archivé (voir Statut des membres). Annulez d'abord son adhésion en cours (voir Annuler une adhésion) : tant que le membre a une adhésion en cours, l'option Archiver le membre n'apparaît pas.
Dans la liste des membres, cliquez sur le membre : un panneau s'ouvre à droite. Cliquez sur Voir le détail, puis sur la tuile Fiche. Cliquez ensuite sur Actions disponibles parmi les boutons d'action du bas, puis sur Archiver le membre. L'archivage se fait fiche par fiche, depuis chaque membre.
Cette action est réversible : vous pouvez en tout temps restaurer le membre (voir Restaurer un membre archivé).
Pour une campagne d'adhésions simplifiée, annulez simplement l'adhésion du membre (voir Annuler une adhésion). Pour vider entièrement votre base de membres, consultez Supprimer des membres.
Adresse courriel et numéro d'un membre archivé
Une fiche archivée reste dans votre base de membres et conserve ses informations :
- Adresse courriel : l'adresse reste associée à la fiche archivée. Si l'ancien membre remplit un nouveau formulaire d'adhésion avec la même adresse, un message lui indique que l'adresse est déjà utilisée. Restaurez plutôt sa fiche (voir Permettre à un ancien membre de reprendre une adhésion).
- Numéro de membre : un numéro de membre est unique et ne peut pas être réutilisé, même lorsque le membre est archivé.
Tant que sa fiche est archivée, le membre ne peut pas se connecter à son espace membre.
Retrouver un membre archivé
Par défaut, le champ Statut de la recherche retient seulement les membres en attente d'approbation, inactifs et actifs : la liste des membres n'affiche donc pas les membres archivés. Un ancien membre introuvable dans votre liste est souvent un membre archivé.
Rendez-vous sous Membres > Membres > Recherche avancée, sélectionnez Archivé dans le champ Statut (retirez les autres statuts pour n'afficher que les membres archivés), puis cliquez sur Rechercher.
Les membres archivés apparaîtront ainsi dans cette liste.
Le champ Statut n'apparaît pas dans votre recherche avancée ? Ajoutez-le à partir des paramètres de recherche (icône d'engrenage à droite des onglets de recherche). Consultez Rechercher un membre pour le détail.
Restaurer un membre archivé
Cliquez sur le membre en question, puis sur Voir le détail dans le panneau qui s'ouvre à droite. Cliquez ensuite sur la tuile Fiche.
Une fois dans la fiche de la personne, cliquez sur Actions disponibles en bas à droite, puis sur Restaurer le membre.
Le membre réapparaît alors dans votre liste de membres. Son statut dépend ensuite de son adhésion : sans adhésion valide, il demeure inactif (voir Statut des membres).
Permettre à un ancien membre de reprendre une adhésion
Un ancien membre dont la fiche est archivée ne peut pas reprendre une adhésion au moyen d'un nouveau formulaire, puisque son adresse courriel est déjà utilisée. Suivez plutôt ces étapes :
- Retrouvez sa fiche archivée.
- Restaurez sa fiche.
- Invitez le membre à se connecter à son espace membre pour prendre une nouvelle adhésion.
Pour un ancien membre dont l'adhésion a expiré depuis longtemps, cette adhésion est enregistrée comme une nouvelle adhésion (voir Nouvelle adhésion ou renouvellement : comprendre le classement d'une adhésion).
Vous pouvez aussi lui ajouter vous-même une adhésion depuis sa fiche : consultez Ajouter une adhésion à un membre en administration.
Supprimer définitivement un membre
La suppression efface les données du membre de façon définitive : sa fiche ne peut pas être restaurée. Les paiements et factures associés ne sont pas affectés.
La suppression est offerte pour un membre actif, inactif ou archivé, mais pas pour un membre en attente d'approbation. Elle demande le droit Modification des données des membres.
- Dans la liste des membres, cliquez sur le membre, puis sur Voir le détail et sur la tuile Fiche.
- Cliquez sur Actions disponibles, puis sur Supprimer.
- Dans la fenêtre Confirmer la suppression du membre, cliquez sur Supprimer.
Une fois sa fiche supprimée, le membre n'a plus accès à son espace membre. La personne peut ensuite adhérer de nouveau avec la même adresse courriel.
Membre ayant une adhésion active
La fenêtre de confirmation vous propose d'annuler l'adhésion et de supprimer le membre en une seule étape. Si l'adhésion en cours est en attente de paiement, le bouton Supprimer n'apparaît pas : annulez d'abord l'adhésion (voir Annuler une adhésion), puis supprimez le membre.
La suppression se fait fiche par fiche. Pour vider entièrement votre base de membres, consultez Supprimer des membres.