Disponible à partir du forfait Essentiel.
Il n'est pas possible de supprimer un membre en particulier : archivez-le plutôt. Une fois archivée, la fiche du membre n'apparaît plus dans votre liste de membres ni dans vos recherches, mais elle reste dans votre base de données. Vous gardez ainsi une trace de l'ancien membre et pouvez le restaurer à tout moment, par exemple lorsqu'il souhaite reprendre une adhésion.
Dans cet article
- Archiver un membre
- Adresse courriel et numéro d'un membre archivé
- Retrouver un membre archivé
- Restaurer un membre archivé
- Permettre à un ancien membre de reprendre une adhésion
Archiver un membre
Le membre doit être inactif pour pouvoir être archivé (voir Statut des membres).
Dans la liste des membres, cliquez sur le membre : un panneau s'ouvre à droite. Cliquez sur Voir le détail, puis sur la tuile Fiche. Cliquez ensuite sur Actions disponibles parmi les boutons d'action du bas, puis sur Archiver le membre. L'archivage se fait fiche par fiche, depuis chaque membre.
Cette action est réversible : vous pouvez en tout temps restaurer le membre (voir Restaurer un membre archivé).
Pour une campagne d'adhésions simplifiée, annulez simplement l'adhésion du membre (voir Annuler une adhésion). Pour vider entièrement votre base de membres, consultez Supprimer des membres.
Un ancien membre demande l'effacement de ses données personnelles ? Remplacez d'abord les informations de sa fiche par des valeurs anonymes (par exemple xxxx@xxx.com pour l'adresse courriel), puis archivez-la.
Adresse courriel et numéro d'un membre archivé
Une fiche archivée reste dans votre base de membres et conserve ses informations :
- Adresse courriel : l'adresse reste associée à la fiche archivée. Si l'ancien membre remplit un nouveau formulaire d'adhésion avec la même adresse, un message lui indique que l'adresse est déjà utilisée. Restaurez plutôt sa fiche (voir Permettre à un ancien membre de reprendre une adhésion).
- Numéro de membre : un numéro de membre est unique et ne peut pas être réutilisé, même lorsque le membre est archivé.
Tant que sa fiche est archivée, le membre ne peut pas se connecter à son espace membre.
Retrouver un membre archivé
Par défaut, le champ Statut de la recherche retient seulement les membres en attente d'approbation, inactifs et actifs : la liste des membres n'affiche donc pas les membres archivés. Un ancien membre introuvable dans votre liste est souvent un membre archivé.
Rendez-vous sous Membres > Membres > Recherche avancée, sélectionnez Archivé dans le champ Statut (retirez les autres statuts pour n'afficher que les membres archivés), puis cliquez sur Rechercher.
Les membres archivés apparaîtront ainsi dans cette liste.
Le champ Statut n'apparaît pas dans votre recherche avancée ? Ajoutez-le à partir des paramètres de recherche (icône d'engrenage à droite des onglets de recherche). Consultez Rechercher un membre pour le détail.
Restaurer un membre archivé
Cliquez sur le membre en question, puis sur Voir le détail dans le panneau qui s'ouvre à droite. Cliquez ensuite sur la tuile Fiche.
Une fois dans la fiche de la personne, cliquez sur Actions disponibles en bas à droite, puis sur Restaurer le membre.
Le membre réapparaît alors dans votre liste de membres. Son statut dépend ensuite de son adhésion : sans adhésion valide, il demeure inactif (voir Statut des membres).
Permettre à un ancien membre de reprendre une adhésion
Un ancien membre dont la fiche est archivée ne peut pas reprendre une adhésion au moyen d'un nouveau formulaire, puisque son adresse courriel est déjà utilisée. Suivez plutôt ces étapes :
- Retrouvez sa fiche archivée.
- Restaurez sa fiche.
- Invitez le membre à se connecter à son espace membre pour renouveler son adhésion.
Vous pouvez aussi lui ajouter vous-même une adhésion depuis sa fiche : consultez Ajouter une adhésion à un membre en administration.