Comment modifier une communication

Chaque fonctionnalité de Yapla (les campagnes de dons par exemple, ou les adhésions) entraîne l’envoi d’une communication par email aux membres de votre association. Ces communications, vous pouvez toutes les personnaliser. Cela confère à vos messages un côté plus chaleureux et humain, et peut renforcer le sentiment d’appartenance à une communauté ou vous permettre d’atteindre davantage vos objectifs. Voici comment faire.

 

Où trouver les communications?

Depuis votre Tableau de bord Yapla, sélectionnez la fonctionnalité pour laquelle vous voulez modifier les communications.

Veuillez noter que les communications d’une fonctionnalité ne sont accessibles que si vous vous êtes déjà servi de la fonctionnalité en question.

Prenons par exemple la fonctionnalité Événements. Si vous avez déjà créé un événement, sélectionnez votre événement dans la liste. Sélectionnez la tuile Communications.

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La liste de vos messages s’affiche alors. C’est là que vous avez accès aux emails automatiques envoyés pour vos événements.

Le même principe s’applique aux fonctionnalités Membres, Dons, Événements et Données.

 

Modifier une communication

Une fois que vous vous trouvez dans la liste de Communications, cliquez sur le message que vous souhaitez modifier. Une liste d’options s’affiche alors :

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Modifier les paramètres généraux

Dans la première section de la page, vous pouvez d’abord déterminer si la communication est activée ou non. Le bouton Actif en haut de la page indique que le message est envoyé automatiquement. Pour le désactiver, vous pouvez cliquer dessus.

Ensuite, vous pouvez définir le Type de communication. Par exemple, une communication peut être envoyée à vos membres lorsqu’ils créent un profil. Ou bien, vous pouvez les relancer s’il manque un document. Vous pouvez d’ailleurs consulter la liste complète des types de communications.

Le Nom de la communication vous permet d’identifier vos emails avec un intitulé clair. Par exemple, Message d’attente de paiement. Ce nom n’est visible que de vous, pas de vos membres.

Vous pouvez aussi modifier la Langue de communication. Si par exemple, vos adhérents sont majoritairement anglophones, vous pouvez paramétrer les emails pour l’anglais.

Enfin, pour certaines communications, vous pouvez déterminer un délai avant l’envoi du message avec l’option Nombre de jours avant/après.

 

Modifier les destinataires cibles

Dans cette section, vous pouvez décider à qui la communication est envoyée. Il existe plusieurs catégories de destinataires cibles selon que votre communication est liée à un événement, une campagne de dons, ou une campagne d’adhésion :

  • les participants de votre événement,
  • vos membres
  • vos donateurs.

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Vous pouvez aussi choisir d’envoyer une communication aux Administrateurs de votre compte Yapla. Dans ce cas, tous les administrateurs recevront une copie de votre email.

Le champ Destinataire spécifique vous permet, quant à lui, d’ajouter un email afin que la personne reçoive une copie de votre communication.

Destinataire basé sur un champ de formulaire : Il est possible de sélectionner autant de champs que nécessaire, parmi tous les champs de type « email » existants pour les membres et les organisations. Les communications seront envoyées aux mails saisis comme valeurs dans ces champs.

Attention : à partir du forfait Orbite, les champs Envoyer une copie à enverront une copie de tous les emails aux administrateurs ou organisateurs. Dans le cas de communications comme la Communication du mot de passe à tous les membres ou le Rappel d’inscription au(x) participant(s), il est recommandé de ne pas ajouter l’option Envoyer une copie, pour éviter de recevoir des centaines d’emails en même temps.

Enfin, vous pouvez définir le sujet de la communication, visible par le destinataire.

 

Pour aller plus loin : modifier la mise en forme d’un message

Outre les champs et le contenu des communications, vous pouvez aussi en modifier la forme. Nous vous proposons de lire à cet effet notre article Modifier le gabarit d’une communication.

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