Envoyer des factures ou des reçus de paiement

Yapla vous permet d’envoyer des factures ou des reçus à vos membres, participants ou donateurs. Assurez-vous, en premier lieu, que la fonctionnalité Comptabilité est bien activée, car elle est directement liée à la gestion de vos factures. Découvrons sans plus attendre comment envoyer une facture ou un reçu.

 

Modifier un template de facture

Les modèles de facture (ou templates) sont créés par défaut dans votre compte avec des configurations de base.

Pour modifier un des templates, cliquez sur l’option Configurations de la fonctionnalité Comptabilité.

Ensuite cliquez sur l’onglet Factures pour avoir accéder aux templates et à leur configuration. Cette option est offerte au forfait Premium.

C’est également dans cet onglet que vous pouvez déterminer le format des numéros de vos factures.

 

Envoi de la facture

Bien que vous puissiez joindre un PDF à n’importe quelle communication, l’envoi de la facture doit être associé à une communication précise, afin de contenir les bonnes informations.

 

Les factures à payer

Lorsqu’une personne s’inscrit à votre événement et qu’elle choisit de payer par chèque ou virement bancaire, une communication lui est envoyée, contenant sa facture à payer.

Voici la liste des communications (associées à la fonctionnalité dont elles dépendent) auxquelles il est possible d’ajouter une facture à payer : 

Fonctionnalité	Type de message
Membres	Adhésion en attente de paiement
Membres	Rappel - Adhésion en attente de paiement
Événements	Confirmation d’inscription en attente de paiement au responsable
Congrès	Confirmation d'une inscription en attente de paiement
Formulaires personnalisés	En attente de paiement
Boutique	En attente de paiement

 

Les confirmations de paiement

Lorsqu’une facture est payée, une confirmation de paiement est envoyée au participant.

Voici la liste des communications (associées à la fonctionnalité dont elles dépendent) auxquelles il est possible d’ajouter une confirmation de paiement de facture :

Fonctionnalité	Type de message
Membres	Adhésion validée
Membres	Adhésion renouvelée
Membres	Renvoi de la confirmation de paiement
Événements	Confirmation d'inscription validée au responsable
Congrès	Confirmation d'une inscription
Formulaires personnalisés	Transaction complétée
Boutique	Confirmation de paiement

 

Associer un PDF à une communication

Rendez vous dans la liste de vos communications, et cliquez sur le nom de la communication concernée. Dans le bas de celle-ci, dans la section Facture en pièce jointe, sélectionnez votre document et enregistrez votre communication.

 

Pour aller plus loin : vérifiez que votre communication est bien configurée avant de l’envoyer

Pour vous évitez les oublis mais aussi pour vous faciliter la tâche, nous avons mis au point une check-list des points à vérifier avant l’envoi de vos communications. Voici donc les éléments essentiels à passer en revue pour vous épargner des erreurs : Aide-mémoire pour la configuration des communications.