In questo articolo presentiamo una proposta di implementazione per le realtà associative che offrono adesioni o quote associative annuali, oltre ad attività periodiche (mensili, trimestrali, ecc.).
Prima di iniziare: quale funzionamento corrisponde alla tua associazione?
Esistono due modi per gestire attività complementari all'adesione. Prima di iniziare, individua quello che corrisponde alla tua esigenza:
1. Funzionamento semplice
L'adesione stessa integra le attività complementari (come opzione obbligatoria o incluse nella tariffa), senza possibilità per il membro di iscriversi a un'attività in un secondo momento e senza necessità di controllare con precisione il numero di posti disponibili. Questo funzionamento si basa sulle opzioni native delle tipologie di adesione.
👉 Aggiungi opzioni ai tuoi tipi di adesione
📽️ Esempi in video
2. Funzionamento avanzato
I tuoi membri devono potersi iscrivere a un'attività dopo aver sottoscritto l'adesione, e/o devi controllare il numero di posti disponibili per ogni attività (quote, liste d'attesa...). Questo è il funzionamento descritto nell'articolo qui sotto, che combina la funzionalità Membri e la funzionalità Eventi. Per mettere in atto questa soluzione è consigliato utilizzare il sito web Yapla.
📽️ La presentazione video di questa configurazione è disponibile qui: Webinar | Configurazione di adesioni annuali e corsi periodici
Ecco un'implementazione strutturata in 3 step:
Proporre l'adesione e le quote associative annuali (funzionalità Membri)
Da Funzionalità Membri > Impostazioni > Tipologia di adesione puoi configurare le quote o i diritti di adesione come segue:
- Adesione o quota associativa semplice (senza scelta di attività aggiuntive)
- 1 attività annuale, adesione inclusa nell'importo o come opzione obbligatoria
- 2 attività annuali, adesione inclusa nell'importo o come opzione obbligatoria
- 3 attività annuali, adesione inclusa nell'importo o come opzione obbligatoria
Buono a sapersi: in ogni tipologia di adesione sopracitata puoi aggiungere opzioni (obbligatorie o facoltative) oppure un sistema di codici sconto. Queste funzionalità possono essere utili, ad esempio, per:
- Divise, gadget, assicurazione, licenza o altre opzioni facoltative
- Le tariffe studenti o fratelli, configurabili come opzione facoltativa in negativo o come codici sconto
- Le promozioni del tipo « Porta un amico », configurabili come opzione facoltativa in negativo o come codice sconto
Trovi indicazioni dettagliate sulla configurazione delle adesioni qui: Guida | Crea il tuo database di membri > 2. Configurare le adesioni.
Nota: nell'offerta Base, un'iscrizione = un membro individuale. Se una famiglia deve iscrivere, ad esempio, 2 fratelli, dovrà effettuare 2 iscrizioni con un indirizzo email di riferimento unico e disporrà di un'area personale distinta per ogni figlio. A partire dall'offerta Plus, puoi proporre anche la gestione per famiglie o altri tipi di adesione con referenti e delegati (es. squadre, organizzazioni).
Ecco l'articolo di assistenza per personalizzare il modulo della tua campagna di adesione.
Configurare le attività riservate ai membri (funzionalità Eventi)
Da Funzionalità Eventi > Aggiungi un evento puoi creare tutte le attività che desideri proporre ai tuoi membri nel corso dell'anno.
Ecco l'articolo guida per creare e configurare un evento.
In molti casi conviene creare le attività per periodo (mensile, trimestrale o quadrimestrale) e proporre più tariffe all'interno della stessa attività, in base al livello, alla fascia d'età, all'orario (corso del mattino / corso serale) o a qualsiasi altro criterio che fa variare la tariffa. Ecco un esempio che segue il nostro caso, un'attività di karate:
Attività Karate - Trimestre Settembre – Dicembre (da duplicare poi per il trimestre successivo)
- Principiante: cintura da bianca a gialla
- Intermedio: cintura da arancione a verde
- Avanzato: cintura blu e superiori
Attività Karate - Mese di Settembre (da duplicare poi per i mesi successivi)
- Bambini (6–10 anni): corso del mattino
- Ragazzi (11–17 anni): corso serale
- Adulti (18 anni e +): corso serale
Seguendo la stessa logica delle iscrizioni annuali descritte sopra, puoi configurare opzioni, codici sconto e moduli per ogni attività.
Raggruppare gli eventi per categoria (es. attività mensili, attività trimestrali, tornei, spettacoli)
Per facilitare la navigazione, la scelta o il rinnovo dell'attività, puoi raggruppare gli eventi con la funzionalità « Categorie e tag ». Nel nostro esempio potremmo creare una categoria « Attività mensili » e una categoria « Attività trimestrali ».
Sfruttare le comunicazioni automatiche per il rinnovo delle attività
Le comunicazioni automatiche della funzionalità Eventi possono essere personalizzate per ricordare ai membri di rinnovare l'iscrizione e il pagamento per l'attività successiva e invitarli a farlo. Trovi l'articolo di assistenza corrispondente qui: Come modificare una comunicazione.
Attivare l'area membri per l'acquisto delle attività (funzionalità Sito web)
Ogni membro del database ha accesso alla propria area personale, in cui può consultare le proprie informazioni, rinnovare la quota associativa e iscriversi alle attività proposte dall'associazione.
Da Funzionalità Sito Web > [il tuo sito web] > Pagine > Aggiungi una pagina puoi creare una o più pagine web con le attività proposte ai membri.
Le pagine web con i tuoi eventi a mosaico, a calendario o raggruppati per tag o categoria possono essere pubbliche o visibili solo ai membri connessi. Scopri qui come creare la pagina di un evento [Guida] e le personalizzazioni possibili.
Potrai poi aggiungere il modulo Area Membri al tuo sito web e collegarvi le pagine delle tue attività.
Con questa configurazione, i tuoi contatti potranno aderire e iscriversi alle attività in totale autonomia attraverso 2 percorsi di iscrizione e pagamento online. Con l'offerta Premium puoi anche attivare il carrello e permettere alla tua comunità di effettuare un unico pagamento per più acquisti.
Siamo qui per accompagnarti in questa configurazione!
Consulta le risorse a tua disposizione, scrivi al supporto tecnico a assistenza@yapla.com, oppure affidaci la configurazione iniziale.