Importer et mettre à jour les organisations avec l'assistant d'import

L’assistant d’import de l’application Membres permet d’importer en une seule étape vos organisations ou de mettre à jour rapidement plusieurs organisations existantes. Une fois les organisations importées, vous pourrez y ajouter des membres via l'import des membres.

Afin de limiter les allers-retours, il est conseiller d'importer les organisations en premier, afin de pouvoir y ajouter les membres immédiatement lors de l'import de ces derniers.

Préparation du fichier

Pour importer vos organisations ou faire une mise à jour massive, vous aurez besoin d’un fichier Excel (.xls ou .xlsx) contenant toutes les informations dont vous aurez besoin, ainsi qu'un identifiant unique permettant de distinguer les organisations. L'identifiant pourrait être pr exemple le numéro de l'organisation ou son mail principal.

Il est aussi important de respecter les règles suivantes :

• Seul le premier onglet du fichier sera importé
• Le fichier doit être simple, sans mise en forme (couleurs, bordures, etc)
• Les lignes des cellules ne doivent pas être surlignées
• Les cellules ne doivent pas être fusionnées entre elles
• Le fichier ne doit pas contenir de macro
• Éviter les lignes vides en fin de fichier, qui pourraient créer des membres non désirés.

En cas de doute sur n'importe lequel de ces points, n'hésitez pas à sélectionner les données que vous souhaitez importer et les recopier dans un nouveau fichier, en utilisant la fonction Coller les valeurs, afin de nettoyer vos données. Vous obtiendrez ainsi un fichier contenant uniquement les informations de votre import.

Attention : Si le champ à mettre à jour contient un choix de réponses, comme le pays, vous devrez inscrire soit la valeur, soit le libellé exact. Pour connaître ces informations, rendez-vous dans l’assistant d’import des membres (Membres > Paramètres > Import des organisations) et cliquez sur Accéder aux codes associés aux champs. Sélectionnez le champ dont vous aurez besoin. Un tableau apparaîtra avec la liste des options disponibles.

Importer ou mettre à jour des organisations

L’assistant d’import se trouve dans le menu Paramètres de l’application Membres, dans la catégorie Assistants. (Membres > Paramètres > Import des organisations).

À la première étape, sélectionnez le fichier contenant votre liste à importer.

À l’étape suivante, vous devrez associer (cliquer et glisser) les colonnes de votre fichier Excel qui se trouvent à gauche de l'écran, avec les champs personnalisés de votre compte, qui sont dans la partie de droite.

La première section, Identifiant unique de votre organisation, vous servira à différencier vos membres. C'est cette information qui déterminera si il faut mettre à jour les informations d'une organisation existante ou en créer un nouvelle. Elle est donc essentielle pour éviter les doublons en cas de mise à jour.

 

 

Si vous voulez forcer la mise à jour d’un champ, cochez la case à côté de celui-ci. Si cette case n’est pas cochée et que l'organisation a déjà des informations dans ce champ, celles-ci seront conservées.

Validation des données à importer

Cliquez sur "Étape suivante". Si le moteur de validation ne trouve pas de problème, vous pourrez cliquer à nouveau sur "Étape suivante" et lancer l’import. À noter que vous pouvez cliquer sur le bouton Rafraîchir pour connaître l’état du moteur de validation.

Si des messages sont remontés à cette étape, vérifiez bien le contenu de ceux-ci. S'il y a lieu, corrigez votre fichier d'import et recommencez. Si les erreurs sont minimes, vous pouvez aussi choisir de les ignorer et de poursuivre, mais certaines informations pourraient être importées incorrectement.

L’import peut prendre plusieurs minutes si votre fichier est volumineux. Nous vous conseillons de laisser tourner la page en arrière-plan et de travailler dans un autre onglet pendant ce temps. Un mail vous sera envoyé lorsque l’import sera terminé.

Associer les membres à une organisation

Une fois les organisations importées, vous pouvez utiliser l'assistant d'imports des membres pour y ajouter les membres.Vous aurez besoin d'avoir une colonne dans le fichier contenant la liste de vos membres avec un identifiant unique pour votre organisation. Ceci peut être un numéro unique ou le nom de l'organisation.

À l'étape d'association des données, sélectionner le champ que vous souhaitez utiliser et associez-y la colonne de votre fichier Excel. Si l’organisation existe, le membre y sera ajouté automatiquement.