Générer des billets pour vos événements

Si votre événement se déroule dans un lieu physique, vous pouvez faciliter la prise de présence en offrant des billets à vos participants. Les billets sont générés au format pdf, ce qui permet de les imprimer ou de les utiliser au format électronique, en les affichant dans son téléphone.

Activation des billets

Dans votre événement, cliquez sur la tuile Billets électroniques.

Cochez la case pour activer les billets et sauvegardez. Les billets seront automatiquement ajoutés aux communications suivantes, si elles sont actives :

• Confirmation d'inscription
• Confirmation d'inscription à un événement gratuit au responsable
• Confirmation d'inscription validée au responsable
• Confirmation d'inscription validée au(x) participant(s)

À noter que les billets sont envoyés uniquement aux inscriptions avec le statut Validé et non à celles en attente de paiement.

Personnalisation des billets

Si vous avez un forfait Orbite ou supérieur, vous pouvez créer vos propres billets, soit en dupliquant les billets se trouvant dans les documents natifs puis en les personnalisant, ou en partant de votre propre design. 

Pour créer vos propres billets, cliquez sur la tuile Documents dans votre événement. Dupliquez ensuite le billet existant via l’action se trouvant à droite ou cliquez sur Ajouter un document. 

Vous pouvez inscrire ce que vous voulez comme titre et nom technique. Le type de document doit être Contenu personnalisé et le contexte doit être Unitaire. Vous pouvez sélectionner l’orientation de votre choix, selon votre mise en page. Si votre site est billingue, vous devrez créer 2 documents, pour les 2 communications (français et anglais). Assurez-vous également que les mots-clés dynamiques sont bien en place, en particulier le code barre, si vous souhaitez scanner les billets.

Une fois vos documents créés, vous pourrez les joindre à vos communications.

Scanner les billets

L’utilisation d’un scan, disponible à partir du forfait Orbite, permet de valider rapidement les inscriptions de vos participants. Le code barre peut être ajouté sur un billet électronique, un document personnalisé ou même directement dans une communication. Ce code barre peut être ajouté via le mot-clé Inscriptions - Code barre, qui créera un code unique pour chaque participant.

Pour scanner les billets de vos participants, vous devrez avoir activé ces derniers dans votre événement, et avoir un téléphone, une tablette ou un ordinateur muni d’une caméra et connecté à votre compte Yapla.

Dans votre événement, cliquez sur la tuile Billets électroniques, puis sur le sous-menu Scanner.

Vous pourrez à cet endroit choisir l’action à réaliser lors du scan : 

• Voir les informations du participant : affichera une fenêtre avec la fiche du participant
• Confirmer la présence (avec validation) : affichera une fenêtre avec la fiche du participant. Il faudra cliquer sur Confirmer la présence pour que le participant soit marqué comme Présent.
• Confirmer la présence (sans validation) : marquera automatiquement le participant comme présent.

En cliquant sur Démarrer, la caméra de votre appareil sera activée. Placez le document ou la communication devant celle-ci et assurez-vous que le code barre est bien cadré (si le code barre se trouve dans un téléphone, il peut être nécessaire de zoomer un peu). À noter que l’application arrivera à scanner un code barre qui s’affiche à la verticale.

Si vous n’arrivez pas à scanner le code barre, vous pouvez aussi utiliser le champ de saisie manuelle. Le numéro à entrer dans ce champ correspond au mot-clé Code identifiant et est aussi affiché sur les billets natifs. Inscrivez le code dans le champ prévu à cet effet et appuyez sur Entrée.