Guide | Organiser un congrès

La fonctionnalité Congrès de Yapla est un outil complet et flexible pour organiser des événements complexes. Elle convient à une variété de besoins, des programmations simples aux événements nécessitant des personnalisations avancées, telles que les ateliers ou une programmation sur plusieurs jours. Grâce aux blocs horaires et aux ateliers, vous serez en mesure d'offrir des événements de plus grande envergure, tels que des festivals de musique, des congrès annuels ou des événements de formation. Dans cet article, vous verrez, pas à pas, comment créer un congrès dans Yapla.

Phase I - Configuration du congrès

Phase II - Intégration du congrès sur le site web et accès des participants

Phase I - Configuration du congrès

Configuration d’un congrès

Vous devez avoir créé un événement dans votre compte Yapla avant de le convertir en "Congrès".

Rendez-vous dans Événements > Événements puis créez l’événement de base. Si ce n'est pas déjà fait, consultez notre guide sur la création d'un événement.

Pour activer le mode "Congrès" dans les configurations de l’événement que vous venez de créer, sélectionnez votre événement puis cliquez sur la tuile Mode congrès, puis sur Convertir.

⚠️ Cette action est irréversible. Une fois le congrès activé, l’événement restera en mode Congrès. Certaines configurations existantes seront affectées (désactivation des tarifs de groupe et de la possibilité d'inscrire plusieurs fois un même e-mail). Une fois le mode congrès configuré, une nouvelle section "Programmation" apparaîtra dans les paramètres de l’événement.

Créer une programmation

Vous serez dirigé vers la partie Programmation. Cliquez sur Ajouter un bloc horaire. Indiquez le nom, la plage horaire et la description de ce bloc (ex. : "Matinée du 1er jour"), puis enregistrez. Ce bloc pourra ou non contenir un ou plusieurs ateliers.

Créer des ateliers

Vous aurez maintenant l'option de glisser des ateliers dans l'encadré sous votre premier bloc horaire. Cliquez sur Ajouter un atelier. Vous serez redirigé vers la liste de vos ateliers. Sélectionnez ou créez en un nouveau en sélectionnant + Ajouter un atelier, puis renseignez les informations de l’atelier :
- Nom de l’atelier.
- Description courte et complète.
- Limite de places (optionnelle).
- Répétez cette étape pour chaque atelier.
En retournant à votre bloc horaire, vous pouvez maintenant glisser les ateliers désirés à l'intérieur de l'encadré.
Cliquez sur les ateliers dans le bloc horaire pour ajuster la durée de ceux-ci.

Créer et assigner des intervenants

Avant de créer d'une base d'intervenants dont vous pourrez gérer le statut (actif / inactif), personnaliser les champs associés, assigner aux événements ou aux ateliers et visualiser les événements auxquels chacun est affecté, vous devrez, au préalable, effectuer trois configurations :
1. Activer la fonctionnalité Données dans Configuration > Fonctionnalités > puis activer Données.
2. Activer la base des intervenants. Dans Événement > Paramètres > Paramètres, puis cocher la case Activer la base d'intervenants dans la section Intervenants.
3. Créer votre liste d'intervenants dans Événement > Paramètres > Liste d'intervenants et ajouter les informations demandées. Notez que vous pouvez également configurer un formulaire pour vos intervenants dans la même section et ainsi ajouter des champs supplémentaires au profil des intervenants.
Une fois ces trois configurations complétées, vous serez en mesure d'assigner vos intervenants à leurs ateliers respectifs dans Événement > sélectionnez votre événement > Programmation > Liste des ateliers > sélectionnez votre atelier > Configuration > Intervenants. Vous pourrez sélectionner les intervenants dans une liste déroulante.

Une fois assignés, les intervenants seront affichés sur la page de programmation de votre congrès.

Créer et assigner des tarifs

Toujours dans votre événement, accédez à l’onglet "Tarifs" puis créez vos tarifs. Si vous n'avez toujours pas configuré de tarifs, consultez cet article.
Dans la section Accès aux ateliers, assignez vos tarifs aux ateliers. Vous avez la possibilité d'assigner un tarif à tous les ateliers, à des ateliers sélectionnés ou par jour :

L'option Tarif présentiel ou virtuel vous permet d'offrir l'inscription en virtuel sans affecter le nombre de places disponibles en présentiel.

Phase II - Intégration du congrès sur le site web et accès des participants

La deuxième phase de la création d'un congrès consiste à créer les pages liées au congrès sur votre site web afin d'en faire la diffusion et de recueillir les inscriptions. Si vous n'avez pas encore de site web, consultez cet article ou notre webinaire à ce sujet.

Accédez à l'onglet "Site web" de votre compte Yapla.
La création de trois pages sera nécessaire pour bien diffuser votre congrès :

Créer une page d’inscription

Suivez les étapes de cet article pour ajouter l'Espace événement et une page d'inscription. À l'étape 2, sous Configuration du module et Mode d'affichage des campagnes, sélectionnez Événement unique et choisissez votre congrès dans la liste.

Créer une page de programmation

Répétez les mêmes étapes pour créer une nouvelle page, puis utilisez le module "Programmation d'événement" pour afficher les blocs de votre congrès et les ateliers qu'ils contiennent.

Voici un aperçu de la page sur votre site web.

Créer une page de connexion des participants

Répétez les mêmes étapes pour créer une page de connexion. Ajoutez la fonctionnalité "Site web" puis le module "Connexion". Sous Configuration du module, redirigez la connexion vers la page de programmation de votre congrès pour permettre aux participants de choisir leurs ateliers.

Important : cochez la case Autoriser la connexion à des contacts non membres pour permettre l'inscription à des participants qui ne sont pas membres de votre organisation.

Astuces et bonnes pratiques

Testez votre congrès avant de le publier.
Faites des inscriptions tests.
Vérifiez l’affichage des pages.
Simulez le processus de sélection des ateliers.

Mettez en valeur vos intervenants :

Assurez-vous que leurs informations sont complètes et attractives (photo, liens LinkedIn, etc.).
Ajoutez des modules pour les commanditaires ou des événements spéciaux (ex. : soirée gala).
Travaillez avec l’équipe de services professionnels de Yapla pour des besoins avancés.