Créer une base de données sur mesure

La fonctionnalité Données vous permet de créer une base de données sur mesure pour votre association.

Par exemple, il n'existe pas de fonctionnalité «Bénévoles» dans Yapla : avec la fonctionnalité Données, vous pouvez créer la base de données dont vous avez besoin pour gérer ces données personnalisés. Voici comment créer votre base de données sur mesure: 

Où créer une base de données ?

Rendez-vous dans la fonctionnalité Données sur la page Objets. 

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Configurer sa base de données sur mesure

Créer un objet

Commencez par créer un objet. Un objet défini le type d’information que vous souhaitez gérer (des bénévoles, des exposants...).

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Nommez-le (par exemple «Bénévoles»).

En créant votre objet, vous pouvez choisir le gabarit d'objet:

  • Gabarit de contact: L'objet de type contact contient déjà les champs Nom, Prénom et Courriel. Vous pouvez les inclure dans votre formulaire de base. Utile pour la gestion de bénévoles, d'équipes, etc.
  • Gabarit vide: Aucun champ ou formulaire n'est créé par défaut. 

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Configurer les formulaires

Sur la page de votre objet, sélectionnez le menu Formulaire de la section Configuration.

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Cliquez sur le sous-menu Formulaire puis sélectionnez le formulaire de base dans la liste. Une fois sur le formulaire, vérifiez s’il contient déjà les champs dont vous avez besoin. 
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Si ce n’est pas le cas, cliquez sur l'onglet Champs. C’est ici que vous pouvez personnaliser et créer les champs correspondant aux informations que vous voulez récolter. 
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Les champs natifs sont ceux que Yapla vous fournit par défaut. Vous pouvez en personnaliser les libellés. Vous pouvez aussi ajouter des champs personnalisés en cliquant sur “ajouter un champ personnalisé”.
Vous pouvez lire cet article qui décrit comment créer un champs personnalisé.

Ajouter un élément

Maintenant que vous avez personnalisé votre base de données, créez un élément (c'est à dire item, donc dans ce cas ci un bénévole) en cliquant sur la page Éléments de votre objet.

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Cliquez sur mceclip4.png.

Le formulaire que vous remplissez pour ajouter votre premier bénévole est celui que vous avez personnalisé dans les étapes précédentes (le contexte Création de l'environnement Yapla).

Dans le formulaire, il existe l’option “Statut”. Si vous avez le forfait Galaxie, vous pouvez personnaliser l’option en retournant dans Configuration sur la page Paramètres puis dans le sous-menu Statuts.

Pour un bénévole, il pourrait avoir par exemple trois statuts: “ancien bénévole”, “bénévole actuel” et “nouveau bénévole dont il faut revoir le CV”. 
 
À noter que vous pouvez enlever le champ de Statut de vos formulaires mais que l’option est bien pratique pour naviguer dans votre base de données.

Une fois que vous avez enregistré le nouveau contact, il apparaît dans votre base de données des instances de l'objet.
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Contextes des formulaires de la fonctionnalité Données 

Il existe donc des formulaires spécifiques qui vous permettent de contrôler les informations que vous pouvez aller modifier ou consulter. Comme pour le formulaire Création, vous pouvez modifier ces formulaires.

Dans la page Formulaires (dans la section Configuration d'un objet), choisissez le sous-menu Contextes

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  • Le formulaire Création sur votre site web est celui qui vous permet aux utilisateurs de votre site d’ajouter eux-même des instances dans la base de données à travers le site web.

 

  • Le contexte Création en administration est celui qui vous permet d’ajouter vous même des instances dans la base de données.
  • Le contexte Édition vous permet de contrôler quelles informations peuvent être modifiées après la création de l’instance.
    Le formulaire associé à ce contexte doit comprendre les champs du formulaire Création que vous voulez rendre éditables.
  • Le contexte Visualisation permet de déterminer les informations qui sont visibles lorsque vous consultez la fiche de détails d’une instance. Ce formulaire doit donc contenir les champs du formulaire Création que vous voulez rendre visibles.

Pour mettre à jour ces formulaires, enlevez les informations que vous ne souhaitez rendre éditable ou visible et ajoutez celles que vous souhaitez avoir dans le sous-menu Formulaires.  

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