Activer les formations continues

Yapla permet de faire le suivi des unités de formations continues accumulées par vos membres sur une période donnée. Vous pourrez ainsi suivre et compiler les entrées de vos membres si ces derniers ont une adhésion qui autorise la gestion des formations continues.

Une fois les formations continues activées et bien configurées, elles peuvent être ajoutées autant par les administrateurs que par les membres dans leur espace membre. 

 

Activer les formations continues

Membres > Paramètres > Paramètres > Fonctions avancées

Pour activer le menu des formations continues, cochez la case Gérer la formation continue de vos membres. 

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Capture_d_e_cran__le_2020-09-30_a__16.23.10.pngUne fois cette option activée, un nouveau sous-menu Formations continues apparaîtra dans la fonctionnalité Membres

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Configurer les formations continues

Membres > Paramètres > Formations continues

Dans le panneau de configuration générale, voici les éléments que vous devez configurer :

  • Paramètres : 
    • Définition de la clé incrémentielle des formations continues
    • Option pour définir si la validation de chaque formation continue se fait automatiquement ou manuellement. 
  • Période : durée de la période (en mois) et nombre de crédits minimum requis par période
  • Catégories : catégories de formations et unités de mesure de celles-ci (heures, journées, article, etc) - Exemple : Conférences, lecture, cours, etc.
  • Familles : Familles de formations et limite de crédit par période et par année pour cette famille (s’il y a lieu) - Exemple : Éthique et champ d'application de votre domaine, formation continue annuelle, formation, etc.
  • Type : type de formation et crédits attribués pour ce type. Un type doit être lié à une famille et à une catégorie. Il est possible pour chaque type de définir si l'attestation est obligatoire ou facultative - Exemple : Cours du soir, bénévolat, lecture d'articles scientifiques, etc.

La configuration des catégories, des familles et des types de formations continues est propre à chaque structure suivant le plan de développement des compétences professionnelles, théoriques ou pratiques inscrites dans votre règlement sur la formation continue.

Attention! Vous devez bien configurer tous ces paramètres avant de pouvoir ajouter des formations continues.

 

Appliquer les formations continues à un type d'adhésion

Membres > Paramètres > Types d'adhésions > Type de l'adhésion

Pour toutes les adhésions concernées par la formations continue, cochez la case Appliquer les règles de formations continues dans la configuration de celle-ci, dans l'onglet Types d'adhésion

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Si le membre a une adhésion admissible, il aura le menu Mes formations dans son espace membre. Il pourra à cet endroit ajouter ses formations avec date et preuve justificative au besoin.

 

Activer la communication automatisée

(Membres > Paramètres > Communications > Communication du statut de la formation continue)

Le message Communication du statut de la formation continue permet d'envoyer le statut de la formation continue de la période en cours selon un nombre de jours précédant l'expiration de la période de formation continue. Vous pouvez par exemple programmer une communication pour un envoi 6 mois avant la fin de la période, puis une autre 1 mois avant la fin et finalement 15 jours avant la fin. Deux informations pertinentes sont présentes dans cette communication : 

- Le statut : formation complétée ou non complétée selon le nombre minimum de crédit configuré

- Les crédits renseignés dans le système pour la période

Veuillez consulter notre article sur le Fonctionnement des communications pour en savoir plus. 

 

Une fois activées et configurées, découvrez comment se déroule la Gestion des formations continues.

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