Activer les formations continues

Yapla permet de faire le suivi des unités de formations continues accumulées par vos membres sur une période donnée. Vous pourrez ainsi suivre et compiler les entrées de vos membres si ces derniers ont une adhésion qui autorise la gestion des formations continues.

Une fois les formations continues activées et bien configurées, elles peuvent être ajoutées autant par les administrateurs que par les membres dans leur espace membre. 

Activer les formations continues

Rendez-vous dans le menu Membres > Paramètres > Paramètres > Fonctions avancées

Pour activer le menu des formations continues, cochez la case Gérer la formation continue de vos membres et cliquez sur Enregistrer.

Une fois cette option activée, un nouveau sous-menu Formations continues apparaîtra dans la fonctionnalité Membres. 

 

Configurer les formations continues

Les configurations se trouvent dans le menu Membres > Paramètres > Formations continues

Dans le panneau de configuration générale, voici les éléments que vous devez configurer :

• Paramètres : 
  • Définition de la clé incrémentielle des formations continues
  • Valider automatiquement les formations soumises : si cette option est cochée, vous n'aurez pas besoin de valider les formations soumises par vos membres, elles seront immédiatement valides.
• Période : durée de la période (en mois) et nombre de crédits minimum requis par période. Vous pouvez aussi déterminer quel mois débute votre période (habituellement le même mois que pour vos adhésions).
• Catégories : catégories de formations et unités de mesure de celles-ci (heures, journées, article, etc) - Exemple de catégories : Conférences, lecture, cours, etc.
• Familles : Familles de formations et limite de crédit par période et par année pour cette famille (s’il y a lieu) - Exemple de familles : Éthique et champ d'application de votre domaine, activités de l'association, formation externe, etc.
• Type : type de formation et crédits attribués pour ce type. Un type doit être lié à une famille et à une catégorie. Il est possible pour chaque type de définir si le téléchargement d'une attestation est obligatoire ou facultative - Exemple : Cours du soir, bénévolat, lecture d'articles scientifiques, congrès annuel, etc.

La configuration des catégories, des familles et des types de formations continues est propre à chaque structure selon votre règlement sur la formation continue.

Attention! Vous devez bien configurer tous ces paramètres avant de pouvoir ajouter des formations continues.

Appliquer les formations continues à un type d'adhésion

Pour configurer vos adhésions, rendez-vous dans Membres > Paramètres > Types d'adhésions > Type de l'adhésion

Pour toutes les adhésions concernées par la formations continue, cochez la case Appliquer les règles de formations continues dans la configuration de celle-ci, dans l'onglet Types d'adhésion



Si le membre a une adhésion admissible, il aura le menu Mes formations dans son espace membre. Il pourra à cet endroit ajouter ses formations avec date et preuve justificative au besoin. Dans votre administration, vous pourrez également consulter les formations soumises par le membre ainsi que le nombre de crédit accumulé pour chaque période.

Activer la communication automatisée

(Rendez-vous dans le menu Membres > Paramètres > Communications

Le message Communication du statut de la formation continue permet d'envoyer le statut de la formation continue de la période en cours selon un nombre de jours précédant l'expiration de la période de formation continue. Vous pouvez par exemple programmer une communication pour un envoi 6 mois avant la fin de la période, puis une autre 1 mois avant la fin et finalement 15 jours avant la fin. Deux informations pertinentes sont présentes dans cette communication : 

- Le statut : formation complétée ou non complétée selon le nombre minimum de crédit configuré

- Les crédits renseignés dans le système pour la période

Veuillez consulter notre article sur le Fonctionnement des communications pour en savoir plus. 

Pour aller plus loin

Une fois activées et configurées, découvrez comment se déroule la Gestion des formations continues.