Aide-mémoire pour la configuration des communications

Parce que gérer une association demande du temps, nous avons pensé qu’il serait pratique de vous en faire gagner. C’est pourquoi toutes les communications disponibles dans Yapla peuvent être automatisées. Il vous suffit de les configurer une première fois pour qu’elles soient automatiquement envoyées par la suite.

Mais attention, si une erreur se glisse à l’étape de la configuration, la communication erronée sera tout de même envoyée ! Pour éviter ce désagrément, nous vous proposons de consulter la liste des points à vérifier pour bien configurer vos mails.

Liste des points à vérifier lors de la configuration de vos communications

  • Est-ce que le template général est bien appliqué aux communications ?
  • Est-ce que le template général contient bien le mot-clé __TEMPLATE_CONTENT__ ?
  • Est-ce que les mots-clés dynamiques sont bien précédés et suivis d’un espace? C’est essentiel pour qu’ils fonctionnent. Ils ne doivent pas non plus être mis en gras, ni soulignés, ni inscrits en italique. Ils ne doivent pas contenir de lien.
  • Est-ce le bon expéditeur ? Par défaut, le nom de votre association est celui de l’expéditeur. L’adresse mail de l’expéditeur est l’adresse que vous avez indiquée dans la fonctionnalité Configuration (sous la section Communications, tuile Email expéditeur)mceclip3.png
  • Est-ce que la communication est associée au bon contexte? Par exemple, s’agit-il de l’adhésion d’un membre, des informations d’un événement ou encore du détail d’un don? (pour plus de détails, voir la liste des communications)
  • Est-ce qu’une seule communication existe pour ce contexte et cette audience ?
  • La langue paramétrée est-elle la bonne? Les destinataires reçoivent uniquement la communication associée à leur langue de préférence
  • Est-ce que vous avez indiqué les bons destinataires pour votre communication? Par exemple, les détails de paiement d’une inscription à un événement peuvent être envoyés au responsable de l’inscription, et non à tous les participants
  • Est-ce que vous voulez recevoir une copie des communications? N’oubliez pas que si vous envoyez un mail à plusieurs personnes, par exemple un mot de passe à vos membres, ou un rappel d’inscription à vos participants, vous recevrez une copie de chaque mail envoyé, et non un récapitulatif (ce qui peut représenter des centaines de mails dans certains cas)
  • Est-ce que vous avez besoin d’envoyer une copie de ce mail à d’autres personnes ? Il est possible d’envoyer également la communication à un destinataire basé sur un champ de vos formulaires. Les communications sont alors envoyées aux emails saisis comme valeurs dans ces champs.
  • Est-ce que le sujet du mail correspond bien à ce que vous voulez communiquer ?
    Est-ce que le texte de votre mail est complet ? Relisez-vous pour vous assurer que les informations sont les bonnes et qu’il n’y a pas de faute d’orthographe
  • Est-ce que les rappels sont programmés aux bonnes dates? Certaines communications permettent de sélectionner le moment de l’envoi : c’est le cas, par exemple, les rappels de renouvellement et de participation à un événement.
  • Est-ce que la communication est bien active? Vérifiez si le petit bouton en haut de la page indique “Actif”. Une communication inactive n’est pas envoyée.

Pour aller plus loin : ajouter une pièce jointe à votre communication

Yapla vous offre l’opportunité de créer des documents PDF que vous pouvez ensuite joindre à vos communications. Nous vous proposons de découvrir comment faire dans cet article: Ajouter un document PDF en pièce jointe.

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