Fonctionnement des communications d'événements et activités

Selon le type de configuration choisi, l’application Événements de Yapla vous permet d’activer quelques communications automatisées pour informer vos participants du statut de leur inscription: validée, annulée ou bien en attente de paiement. Vous pourrez aussi leur envoyer un rappel quelques jours avant la date de l’événement et y inclure les informations nécessaires à leur participation.

Une fois que vous aurez défini le processus d’inscription (avec ou sans le mode responsable d’inscription) et les tarifs, vous pourrez activer les communications automatisées selon vos besoins. La liste de communication se trouve dans le menu événements > configuration > communications.

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Si le mode Responsable d'inscription n'est pas activé, le destinataire identifié comme responsable dans les communications est le participant numéro 1 par défaut. 

Si un ou plusieurs de vos tarifs sont gratuits, les communications suivantes vous seront utiles:

Confirmation d’inscription

L’activation de la confirmation d’inscription déclenche l’envoi d’un mail à tous les participants, incluant les participants supplémentaires (si le formulaire d’inscription des participants supplémentaires contient le champ email).

📄 Pas de facture en pièce jointe


Confirmation d’inscription à un événement gratuit au responsable

Si vous ne souhaitez qu’informer le responsable de l’inscription, activez plutôt la confirmation d’inscription à un événement gratuit au responsable.

📄 Pas de facture en pièce jointe

Dans le cas où votre événement comporte un ou des tarifs payants, les communications suivantes vous seront utiles:

Confirmation d'inscription validée au responsable

L’activation de cette communication déclenche l’envoi d’un mail au responsable de l’inscription lorsque le statut de celle-ci est validée. C’est à cet endroit que vous pourrez y insérer la facture payée.

📄 Facture recommandée en pièce jointe: Facture payée


Confirmation d’inscription en attente de paiement au responsable

L’activation de cette communication déclenche l’envoi d’un mail au responsable de l’inscription lorsque le statut de celle-ci est en attente de paiement. C’est à cet endroit que vous pourrez insérer la facture à payer. Profitez-en aussi pour rappeler les informations de réception du paiement.

📄 Facture recommandée en pièce jointe: Facture à payer

Confirmation d’inscription 

L’activation de cette communication déclenche l’envoi d’un mail à tous les participants lors de leur inscription. En utilisant cette communication, vous pourriez, par exemple, vouloir confirmer l’inscription, sans mentionner les informations de facturation.
Attention, si le responsable de l’inscription participe à l’événement, il recevra aussi cette communication, il vaut donc mieux ne pas y mettre le même texte que dans la communication envoyée au responsable.

📄 Pas de facture en pièce jointe

Confirmation d’inscription validée au(x) participant(s)

L'activation de cette communication déclenche l'envoi d'un mail à tous les participants, lorsqu'une inscription passe du statut "En attente de paiement" au statut "Validée". Il est recommandé d'activer cette communication uniquement lorsque vous souhaitez informer les participants de leur inscription, une fois le paiement reçu. 

📄 Facture recommandée en pièce jointe: Aucune

 

Annulation d’une inscription

L’activation de la communication Annulation d’une inscription déclenche l’envoi d’un mail pour informer du statut de l’inscription qui est passé à Annulée. Vous pourrez alors choisir la cible de réception de ce mail: responsable ou participant.
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📄 Facture recommandée en pièce jointe: Facture annulée

Rappel d’inscription

Rappel d'inscription au(x) participant(s)

La configuration de la communication Rappel d’inscription au(x) participants permet d’envoyer un mail aux participants quelques jours avant la date de l’événement. Les paramètres de cette communication vous permettent de déterminer combien de jour avant l’événement le mail automatisé sera envoyé.

Le nombre de jour est calculé de la manière suivante : 

  • Si j'indique 1 jour : La communication va être envoyée le jour précédent (tôt le matin à J-1) la date de début de l'événement. 
  • Si j'indique 4 jours : La communication va être envoyée 4 jours (tôt le matin à J-4) avant la date de début de l'événement. 

Pour les rappels post-événements, ceux-ci sont calculés en fonction de la date de fin de l'événement. 

Exemple : Mon événement a lieu le 23 octobre. 

  • Si je configure le rappel avant l'événement à J-1, le rappel partira le matin tôt du 22 octobre. 
  • Si je configure le rappel avant l'événement à J-4, le rappel partira le matin tôt du 19 octobre. 
  • Si je configure le rappel après l'événement à J+4, le rappel partira le matin tôt du 27 octobre. 

📄 Pas de facture en pièce jointe

Rappel au(x) participant(s) en attente de paiement

La configuration de la communication Rappel au(x) participant(s) en attente de paiement permet d'envoyer un mail aux participants dont l'inscription est en attente de paiement. Les paramètres de cette communication vous permettent de déterminer combien de jours après l'inscription du participant la communication sera envoyée.

📄 Facture recommandée en pièce jointe: Facture à payer

Message manuel (Disponible au forfait Galaxie uniquement)

Le type de communication "Message manuel" vous permet d'envoyer un message personnalisé à la demande. Cette fonctionnalité est disponible depuis la liste des inscriptions à un événement et depuis l'édition ou la visualisation d'une inscription en particulier. Une fois votre communication créée avec le type "Message manuel", il vous suffit d'utiliser le bouton "Envoyer une communication" et de sélectionner la communication désirée.

📄 Pièce jointe recommandée : Au choix

Utilisation des mots-clés

Pour vous faciliter la vie, nous vous conseillons d’utiliser un maximum de mots-clés dans vos communications. Par exemple, plutôt que d’écrire manuellement le nom de votre événement dans le texte, utilisez plutôt le champ du nom de votre événement disponible dans la liste des Mots-clés d’événement.

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De cette façon, lorsque vous dupliquerez votre événement, les communications seront déjà configurées et adaptées à votre nouvel événement.

Pour avoir plus d’astuces sur la configuration de vos communications, consultez l’aide-mémoire.

N.B. Bien que le fonctionnement des communications d'événements et activités sont identiques, veuillez noter que les activités ne sont disponibles qu'au forfait Galaxie.

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