Importer et mettre à jour des éléments avec l'assistant d'import

L’assistant d’import de l’application Données permet d’importer vos éléments et leurs statuts. Il permet également de mettre à jour rapidement des éléments existants.

Préparation du fichier

Pour importer vos éléments ou faire une mise à jour massive, vous aurez besoin d’un fichier Excel (.xls ou .xlsx) contenant les informations à mettre à jour.

Vous pouvez utiliser n'importe quel fichier, y compris un export provenant d'un autre logiciel de gestion, ou utiliser ce modèle. Il est aussi important de respecter les règles suivantes :

• Seul le premier onglet du fichier sera importé
• Le fichier doit être simple, sans mise en forme (couleurs, bordures, etc)
• Les lignes des cellules ne doivent pas être surlignées
• Les cellules ne doivent pas être fusionnées entre elles
• Le fichier ne doit pas contenir de macro
• Éviter les lignes vides en fin de fichier, qui pourraient créer des entrées non désirées.

En cas de doute sur n'importe lequel de ces points, n'hésitez pas à sélectionner les données que vous souhaitez importer et les recopier dans un nouveau fichier, en utilisant la fonction Coller les valeurs, afin de nettoyer vos données. Vous obtiendrez ainsi un fichier contenant uniquement les informations de votre import.

Votre fichier pourrait par exemple contenir les colonnes suivantes : email, prénom, nom, langue.



Attention : Si le champ à mettre à jour contient un choix de réponses, comme pour le statut, vous devrez inscrire soit la valeur, soit le libellé exact. Pour connaître ces informations, rendez-vous dans l’assistant d’import (Données > Votre objet > Import d'éléments d'objet) et cliquez sur Accédez aux IDs associées aux champs. Sélectionnez le champ dont vous aurez besoin. Un tableau apparaîtra avec la liste des options disponibles.

Importer ou mettre à jour des éléments

L’assistant d’import se trouve dans l’application Données, directement dans votre objet. Dans le bas de la page, cliquez sur Import d'éléments d'objet.

À la première étape, sélectionnez votre fichier.

À l’étape suivante, vous devrez associer (cliquer et glisser) les colonnes de votre fichier Excel qui se trouvent à gauche de l'écran, avec les champs personnalisés de votre compte, qui sont dans la partie de droite.

La première section vous permettre de déterminer si il faut mettre à jour les informations d'un élément existant ou en créer un nouveau. Si vous activez la mise à jour, vous devrez déterminer un identifiant unique, pour éviter les doublons. Vous pouvez utiliser le mail ou n'importe quel champ personnalisé de type incrémental.

Si vous voulez forcer la mise à jour d’un champ, cochez la case à côté de celui-ci. Si cette case n’est pas cochée et que le membre a déjà des informations dans ce champ, celles-ci seront conservées.

Validation des données à importer

Cliquez sur "Étape suivante". Si le moteur de validation ne trouve pas de problème, vous pourrez cliquer à nouveau sur "Étape suivante" et lancer l’import. À noter que vous pouvez cliquer sur le bouton Rafraîchir pour connaître l’état du moteur de validation.

Si des messages sont remontés à cette étape, vérifiez bien le contenu de ceux-ci. S'il y a lieu, corrigez votre fichier d'import et recommencez. Si les erreurs sont minimes, vous pouvez aussi choisir de les ignorer et de poursuivre, mais certaines informations pourraient être importées incorrectement.

L’import peut prendre plusieurs minutes si votre fichier est volumineux. Nous vous conseillons de laisser tourner la page en arrière-plan et de travailler dans un autre onglet pendant ce temps. Un mail vous sera envoyé lorsque l’import sera terminé.