Configurer des communications automatiques pour les objets

Lors de la création d'objet, il est souvent utile d'envoyer automatiquement des communications à un destinataire spécifique ou même à la personne qui a rempli le formulaire. Avec Yapla, il est possible de configurer des communications selon le statut de l'élément. 

Par exemple, si vous créer un objet afin de permettre à vos bénévoles de remplir un formulaire, il est possible de leur envoyer automatiquement un message de réception de la demande. Si par exemple, le formulaire requiert d'avoir une étape de paiement, un message de confirmation pourrait aussi être envoyé. 

Avant la configuration de vos communications automatiques, il est important de bien comprendre le workflow de votre objet. Pour le consulter, il faut aller dans les paramètres de l'objet puis dans l'onglet Workflow.

À cet endroit, vous pouvez voir les différents statuts qui sont possibles. Ces statuts seront les déclencheurs de vos communications. 

Créer une nouvelle communication automatique

Pour configurer vos communications, il suffit d'aller dans la tuile Communications de l'objet puis cliquer sur ajouter un message. 

En créant votre communication, vous pouvez devez remplir les informations demandés. Voici quelques indications sur les champs à remplir : 

• Type de communication : Le type de communication signifie le statut de l'élément de votre objet. C'est le déclencheur de la communication. Par exemple, le type Nouveau sera déclenché lorsqu'un nouvel élément sera ajouté. Si un bénévole rempli le formulaire sur votre site web, il sera automatiquement en statut nouveau et donc une communication automatique partira dès qu'il aura complété le formulaire.
• Nom (usage interne) : Ce nom sera visible seulement en administration. Les personnes qui revcevront la communication ne verront pas ce nom. 
• Destinataires cibles : Vous pouvez choisir un ou plusieurs choix.
  • Instance signifie le mail associé au formulaire. Il est donc important de mettre le champ Email dans votre formulaire afin que la communication soit bien envoyé.
  • Administrateur signifie tous les administrateurs de votre comptes Yapla. 
  • Destinataire spécifique : Cela vous permet de mettre le mail de votre choix. 
• Sujet : Ceci sera le sujet qui sera envoyé et visible par vos destinataires. 
• Contenu : Texte du message. Il est possible d'utiliser les mots-clés dynamiques de l'objet. Par exemple, pour ajouter le nom et prénom du destinataire dans le message, vous pouvez sélectionner les mots-clés correspondants. 

Une fois le tout configuré, il suffit d'enregistrer. Votre communication sera alors prête à partir pour tous les nouveaux éléments de votre objet.