Les rapprochements bancaires de vos paiements et factures effectués avec Yapla dans votre système comptable sont une opération importante à faire pour maintenir une comptabilité précise et à jour, et pour assurer une gestion efficace de la trésorerie de l’association.
Pour consolider une période avec Yapla (Canada), vous devrez vous assurer d'avoir correctement saisi les postes comptables de revenus et de dépenses (surtout les frais de transactions) ainsi que leurs comptes bancaires. Pour les utilisateurs de la comptabilité d'exercice, il est également important de prendre en compte les comptes à recevoir et les perçus d’avance. En effectuant ces étapes de manière précise, vous serez en mesure de consolider rapidement vos revenus et leurs entrées aux comptes bancaires en utilisant les rapports fournis par Yapla.
Important : n'oubliez pas de créer le compte 1200 dans votre comptabilité qui rassemblera les montants à recevoir de votre compte de carte de crédit Yapla.
Dans cet article, vous retrouverez une technique rapide et adaptée pour tous les comptes aux forfaits Essentiel, Plus ou Premium. La dernière étape est spécifique aux clients Premium qui ont activé la comptabilité d'exercice.
Consolider une période
Créer les postes comptables adéquats
Assurez-vous d’avoir correctement créé vos postes comptables tels qu’ils le sont dans votre système comptable dans la fonctionnalité Comptabilité de Yapla et de les avoir utilisés dans vos tarifs d’événements, adhésions, etc. Il est aussi recommandé d’avoir un poste comptable de type compte bancaire par mode de paiement.
Déterminer une période de consolidation
Déterminez la période que vous voulez consolider. Il est recommandé de le faire mensuellement. Choisir une période bimensuelle est également une méthode commune.
Rendez-vous dans la section Comptabilité > Rapports > Consolidation et + Consolider une période. Exporter au format Excel. Si c’est la première fois que vous faites la consolidation, débutez par une première consolidation du début de votre utilisation jusqu’à la veille de la période choisie.
Traitement du rapport de consolidation
En traitant le rapport, il est recommandé d'y ajouter deux nouvelles colonnes ; une dont le nom est Crédit et une dont le nom est Débit. Vous pourrez saisir le montant de la case Total dans l’une ou l’autre des deux nouvelles colonnes.
- Les revenus et les taxes à payer devront être ajoutés à la colonne crédit.
- Les comptes de banques, les frais de transaction et les comptes à recevoir à la colonne débit.
| Poste comptable | Nom du poste comptable | Nombre de transactions | Total | Crédit | Débit |
|---|---|---|---|---|---|
| 3100 | Inscriptions - Formation | 1 | 555,00 $ | 555,00 $ | |
| 3103 | Inscriptions - Webinaire | 9 | 575,00 $ | 575,00 $ | |
| 3104 | Cotisations | 3 | 400,00 $ | 400,00 $ | |
| 3105 | Inscriptions - Réseautage | 3/6 | 0,00 $ | ||
| 3102 | Inscriptions - Revenus d’options | 1 | (841,00 $) | (841,00 $) | |
| 3301 | Revenus de formation | 7 | 575,00 $ | 575,00 $ | |
| 3103 | Offre d'emploi | 2 | 100,00 $ | 100,00 $ | |
| 1000 | Banque | 686,92 $ | |||
| 4100 | Frais de transaction | 87 | 48,59 $ | 48,59 $ | |
| 1200 | Compte Yapla | 87 | 427,49 $ | 427,49 $ | |
| 2205 | TPS à payer | 83 | 98,25 $ | 98,25 $ | |
| 2255 | TVQ à payer | 83 | 78,65 $ | 78,65 $ | |
| 3107 | Autres revenus | 1 | 15,00 $ | 15,00 $ | |
| 3108 | Dons | 3 | 157,15 $ | 157,15 $ | |
| 3109 | Inscriptions - Golf | 392 | (270,00 $) | (270,00 $) | |
| 308,02 $ | 308,02 $ |
Vérification des totaux de revenus et taxes
Exportez le rapport Vente par poste comptable sur la même période. Si vous souhaitez vérifier les écritures des comptes bancaires, faites un export du Grand livre sur la même période.
Si applicable : exportez le compte à recevoir si vous pratiquez en comptabilité d’exercice.
Vous pouvez maintenant, à partir de votre rapport de consolidation traité, saisir le tout dans votre système comptable. N’oubliez pas de créer un poste 1200 dans votre système comptable pour inscrire les fonds qui sont dans votre cagnotte virtuelle Yapla (compte 1200) et non dans votre compte de banque.
Si vous avez besoin de formation plus approfondie pour gérer votre comptabilité, n'hésitez pas à contacter notre équipe du support.
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