Ajout de participants déjà inscrits par un responsable d'inscription

La fonctionnalité Événement de Yapla permet à un responsable d'inscription d'acheter des billets en inscrivant plusieurs personnes dans une seule commande. Ainsi, un responsable d'organisation peut acheter plusieurs billets et inviter des employés de l'organisation ou d'autres invités qui ne font pas partie de l'organisation membre. 

Il est possible de proposer aux responsables d'inscription une liste de tous les contacts ou les membres ayant déjà participé à un événemenet, afin de rendre le processus d'inscription plus rapide.

Lorsque le responsable d'inscription ajoute ses invités, il peut faire une recherche parmi tous les participants supplémentaires auparavant inscrit par n'importe quel membre de l'organisation. Il peut donc retrouver un participant récurrent, qu'il fasse partie ou non de l'organisation membre. Les informations de ce contact seront automatiquement remplies dans le formulaire d'inscription.

Où configurer l'ajout d'un participant récurent à une inscription ?

Choisissez d'abord votre événement dans la Fonctionnalité Événements et cliquez sur la tuile Configuration.

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Choisissez ensuite l'onglet Multi-inscription et la section Système d'aide à l'inscription des participants

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(Événements > Nom de l'événement >  Configuration > Multi-inscriptions)

Proposer des participants déjà inscrits dans le formulaire d'inscription

Dans la section Système d'aide à l'inscription des participants, cochez la case qui vous convient:

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  • Ne faire aucune proposition: aucune liste n'est à la disposition du responsable d'inscription.
  • Proposer la liste des membres de l'organisation du responsable: Le responsable d'inscription a accès à liste qui ne propose que les membres de son organisation.
  • Proposer la liste de tous les contacts de l'organisation du responsable: Le responsable d'inscription a accès à liste qui propose les membres de son organisation ainsi que les participants d'événements antérieurs non membres.

Ajout de participants par un responsable d'inscription 

Lorsqu'un responsable d'inscription achète des billets sur la page web de votre événements, il peut dorénavant faire une recherche à l'étape de l'inscription. La liste varie selon la configuration de votre événement. 

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Le système cherche parmi tous les contacts des participants précédemment inscrits par des membres de l’organisation du responsable de l'inscription.

Lorsqu’un participant ou délégué est choisi depuis la liste de recherche, certains champs d’inscription sont préremplis, selon les informations données lors d'une inscription antérieure.

Ceci permet, par exemple, que les informations telles que les coordonnées ou les allergies d'un participant supplémentaire qui a déjà participé à un événement antérieur, soient pré-remplies.

Aller plus loin

Fonctionnement du mode responsable d'inscription

Découvrez comment configurer votre événement afin qu'un responsable d'inscription inscrive plusieurs personnes en son nom, qu'il participe lui-même à l'événement ou non.

Pour plus d'information, veuillez consulter l'article complet au lien suivant:

Fonctionnement du mode responsable d'inscription d'un événement

Questions fréquentes

Pourquoi la liste ne s'affiche-t-elle pas sur le formulaire d'inscription même si j'ai coché la case prévue à cette effet ?

Pour qu'un responsable d'inscription puisse choisir un invité dans la liste de participant déjà inscrits, il doit être connecté à son espace membre et doit faire partie d'une organisation.

 

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