Come gestire il consenso e la "firma" nei moduli di adesione
Molte associazioni si chiedono come raccogliere in modo solido l'adesione dei propri membri quando passi al 100% online, senza più far firmare un foglio cartaceo. Yapla ti mette a disposizione diversi strumenti che, combinati, ti permettono di raccogliere un'adesione tracciabile: l'accettazione dello statuto, il consenso al trattamento dei dati personali ed eventuali documenti da allegare.
Buono a sapersi: per il quadro legale (cosa dice la legge italiana sulla firma elettronica per l'adesione associativa), consulta il nostro articolo Firma sul modulo di adesione: cosa dice la legge. Questo articolo si concentra invece sulla configurazione pratica in Yapla: i 3 elementi da raccogliere nel tuo modulo.
1. Il consenso, con tracciabilità automatica
Il campo di tipo Consenso è pensato proprio per questo: quando un membro lo seleziona, Yapla registra automaticamente data e indirizzo IP dell'accettazione. È la traccia che ti serve in caso di controllo.
Puoi aggiungere questo campo a qualsiasi modulo di adesione, dalla configurazione dei campi del modulo. Per i dettagli sulla creazione e gestione dei campi, consulta la guida alla gestione dei moduli.
2. L'accettazione dello statuto (o di un altro documento)
Per far accettare formalmente lo statuto, il regolamento interno o l'informativa privacy, puoi allegare un documento al tuo modulo e collegarlo a una casella "Ho letto e accetto". Il membro deve aprire o scaricare il documento prima di poter proseguire.
La procedura completa è descritta in Allegare un documento in un modulo.
Buono a sapersi: se vuoi far accettare le condizioni generali della tua associazione (non un file specifico ma un testo), puoi usare la funzione dedicata Termini e condizioni del Membro, disponibile in «Impostazioni membri» > «Impostazioni» > «Termini e condizioni». Consulta Termini e condizioni del Membro per la configurazione.
3. Un documento caricato dal membro (identità, certificato, immagine)
Se hai bisogno che sia il membro a caricare un file (un documento d'identità, un certificato medico, un'autorizzazione firmata da un genitore) usa il campo di tipo File nel tuo modulo. Il file caricato resta consultabile dalla scheda del membro.
Casi tipici: quale combinazione usare
| Situazione | Cosa configurare |
|---|---|
| Adesione di un maggiorenne | Campo Consenso (privacy) + allegato statuto con "Ho letto e accetto" |
| Adesione di un minorenne | Stesso modulo, compilato dal genitore/tutore; puoi aggiungere un campo File per l'autorizzazione firmata se la tua associazione lo richiede |
| Rinnovo di un'adesione esistente | Il consenso già raccolto resta storicizzato sulla scheda membro; non è necessario farlo firmare di nuovo se non è cambiata l'informativa |
| Socio persona giuridica (organizzazione) | Usa la gestione delle Organizzazioni: il rappresentante accetta consenso e statuto per conto dell'ente |
| Associazione affiliata a una federazione sportiva o a un EPS | Il modulo Yapla copre l'adesione alla tua associazione; se il tuo organismo di affiliazione richiede qualcosa di specifico per il proprio tesseramento, puoi personalizzare la raccolta come descritto qui sotto |
| Certificato assicurativo da raccogliere all'adesione | Attiva la funzione Assicurazione nella configurazione del tipo di adesione — vedi Ottieni un certificato di assicurazione dai tuoi membri (funzione Premium) |
Se il tuo organismo di affiliazione richiede una firma specifica
Ogni federazione sportiva o EPS stabilisce le proprie regole di tesseramento, indipendenti da Yapla. Se la tua richiede un formato particolare — ad esempio un modulo con firma leggibile — hai due modi per gestirlo senza uscire da Yapla:
- Fai caricare il documento firmato tramite il campo File. Il membro scarica il modello (puoi metterlo a disposizione come allegato nel modulo, vedi sopra), lo firma, e ricarica la scansione o la foto nel campo File del tuo modulo di adesione. Il file resta consultabile dalla sua scheda membro, esattamente come un documento d'identità o un certificato medico.
- Automatizza una richiesta di firma elettronica con uno strumento terzo. Yapla si collega a Zapier (vedi Sincronizza i tuoi membri con Zapier): puoi quindi far partire automaticamente, a ogni nuova adesione, una richiesta di firma tramite un servizio dedicato (DocuSign, Yousign, Adobe Sign...), senza dover gestire tu stessa l'invio o il caricamento del documento.
In entrambi i casi, la parte di adesione alla tua associazione e di consenso al trattamento dei dati resta gestita normalmente su Yapla: aggiungi semplicemente il passaggio richiesto dalla tua federazione o dal tuo EPS, senza dover cambiare strumento.
Dove ritrovare la traccia di un consenso raccolto
Ogni consenso raccolto tramite il campo Consenso è visibile sulla scheda del membro, con data e ora di accettazione. Questo ti permette di rispondere rapidamente:
- a una richiesta di un associato che vuole sapere quando ha aderito e a cosa ha acconsentito;
- a un controllo, mostrando che l'adesione è stata raccolta in modo tracciabile e riconducibile alla persona.
Le adesioni raccolte in questo modo alimentano automaticamente il tuo libro soci, senza ricopiatura manuale — vedi Come creare e visualizzare il tuo libro soci.
Buono a sapersi: puoi anche impostare dei Termini e condizioni specifici per ogni evento, se raccogli un consenso separato in fase di iscrizione a un evento.