Che cos'è il libro soci?
Il Libro Soci è un documento rilevante per la vita dell'associazione: contiene le informazioni necessarie per identificare le persone che, in quel momento, sono soci validi dell'associazione e serve quindi anche a definire i quorum costitutivi per le riunioni richieste, oltre a dare la legittimità di intervenire e votare ai soci registrati. Sul tuo account Yapla, il tuo libro soci è consultabile in qualsiasi momento tramite il tuo database membri ed è aggiornato in tempo reale.
Assicurati di ottenere le informazioni richieste per il tuo libro soci
Le informazioni obbligatorie da inserire nel libro soci per associazioni, enti del Terzo Settore (ETS) e organismi sportivi dilettantistici (ASD/SSD) possono variare leggermente in base agli statuti specifici dell'ente e alla legislazione vigente.
- Assicurati che i campi necessari nei tuoi moduli siano obbligatoriamente compilati dai tuoi soci al momento dell'iscrizione:
- Nome e cognome: i nomi e cognomi completi di ogni socio.
- Codice fiscale: si riferisce al codice fiscale.
- Data di iscrizione: la data in cui il socio è stato ufficialmente ammesso nell'associazione o nell'ente.
- Data di cessazione (se applicabile): la data in cui il socio cessa di far parte dell'ente (in caso di dimissioni, esclusione o altro).
Per gli ETS iscritti al registro nazionale:
- Modalità di ammissione: questa dicitura deve indicare se l'ammissione del socio ha seguito le regole stabilite negli statuti (ad esempio, se è stata approvata da un'assemblea generale o da un consiglio di amministrazione).
- Cause di cessazione (dimissioni, esclusione, ecc.): se un socio lascia l'associazione, le ragioni devono essere chiaramente documentate (ad esempio, dimissioni volontarie, esclusione per violazione delle regole, decesso).
Punti aggiuntivi:
- Diritti dei soci: talvolta, è utile menzionare i diritti specifici di un socio (ad esempio, diritto di voto o eleggibilità a cariche) se differiscono in base alle tipologie di soci.
- Categoria dei soci: se prevedi diverse categorie di soci (soci ordinari, benefattori, onorari, ecc.), queste possono essere indicate anche nel libro soci.
Per sapere come modificare un campo per renderlo obbligatorio, consulta questo articolo.
Creare ed esportare un libro soci annuale
- Vai su Membri > membri, quindi seleziona Ricerca avanzata.
Per la modalità campagna semplificata - Dovrai sommare le adesioni registrate in tutte le campagne con una data di inizio o di fine nel periodo desiderato
Per la modalità campagna continua - Dovrai filtrare la ricerca per ottenere l'elenco di tutti i soci attivi in un determinato periodo.
- Periodo di adesione sull'anno solare o scolastico: basta filtrare per data di inizio adesione durante l'anno.
- Periodo flessibile dalla data di iscrizione: filtra per data di inizio adesione e applica un periodo di 2 anni meno un giorno.
Ad esempio, se desideri ottenere il libro soci per l'anno 2025, puoi filtrare tutte le adesioni iniziate tra il 2 gennaio 2024 e il 31 dicembre 2025 per includere sia i soci che hanno iniziato che quelli che hanno terminato l'adesione nel periodo osservato.
Nota bene: Filtrare il tuo elenco di soci in base allo Stato dell'adesione permette di avere una visione dello stato dei membri in tempo reale. Se lo usi per creare il tuo libro soci annuale, non saranno inclusi eventuali soci che non sono più attivi il giorni in cui crei il tuo libro soci. Per ottenere l'elenco completo dei tuoi soci, è importante non applicare filtri basati sullo stato dell'adesione. Filtrare per stato mostrerà solo le adesioni che hanno avuto lo stato richiesto nel periodo indicato.
2. Aggiusta i risultati di ricerca per visualizzare solo le informazioni desiderate (vedi le informazioni presentate nel passaggio 1) cliccando sull'ingranaggio sotto i filtri.
3. Esporta il tuo libro soci, potrai modificarlo in formato Excel, salvarlo in PDF o stamparlo. Su Yapla, i dati sono sempre accessibili e il report rimane disponibile sotto Membri > Reportistica.
La tracciabilità delle modifiche nel libro soci digitale
La legge consente di tenere il libro soci sia in formato cartaceo che elettronico. In entrambi i casi, richiede che le iscrizioni siano annotate in modo progressivo e cronologico, e che il registro sia esportabile in forma integra.
Con Yapla, ogni nuova iscrizione viene registrata automaticamente con data e numero progressivo. Il libro soci può essere esportato in Excel e salvato in PDF in qualsiasi momento, con filtro per periodo come descritto sopra.
Se scegli di stampare il libro soci una volta all'anno, ad esempio prima dell'assemblea o entro il 30 giugno per l'aggiornamento al RUNTS, la funzionalità del database dei membri è sufficiente.
Se preferisci mantenerlo esclusivamente in formato digitale, senza produrre un documento cartaceo periodico, può essere utile disporre dello storico delle modifiche apportate ai profili dei soci nel tempo. Questa funzionalità è disponibile con il pacchetto Premium tramite la Cronologia dei Contatti: ogni modifica viene registrata con data e autore.