L'assistente di importazione nella funzionalità Membri ti consente di importare le tue organizzazioni in un unico passaggio o di aggiornare rapidamente diverse organizzazioni esistenti. Una volta importate le organizzazioni, potrai aggiungerci membri tramite l'importazione dei membri.
Per limitare l'avanti e indietro, si consiglia di importare prima le organizzazioni, in modo da poter aggiungere membri immediatamente durante l'importazione.
Prepara la scheda
Per importare le tue organizzazioni o effettuare un aggiornamento massivo, dovrai avere un file Excel (.xls o .xlsx) contenente tutte le informazioni di cui hai bisogno, oltre a un identificatore univoco per distinguere le organizzazioni. L'identificatore potrebbe essere, ad esempio, il numero dell'organizzazione o la sua email principale.
È inoltre importante rispettare le seguenti regole:
- Verrà importata solo la prima scheda del file
- La scheda deve essere semplice, senza alcuna formattazione (colori, bordi, ecc.)
- Le righe delle celle non devono essere evidenziate
- Le celle non devono essere unite
- La scheda non deve contenere alcuna macro
- Evita le righe vuote alla fine della scheda, in quanto potrebbero creare membri indesiderati.
In caso di dubbi su uno di questi punti, sentiti libero di selezionare i dati che desideri importare e copiarli in una nuova scheda, utilizzando la funzione Incolla valori, per ripulire i tuoi dati. Otterrai quindi una scheda contenente solo le informazioni della tua importazione.
Attenzione: se il campo da aggiornare contiene una scelta di risposte, ad esempio il Paese, devi inserire il valore o la formulazione esatta. Per scoprire queste informazioni, vai all'Assistente per l'importazione dei membri (Membri > Impostazioni > Importazione dell'Organizzazione) e clicca sui codici di accesso associati ai campi. Seleziona il campo che ti serve. Apparirà una tabella con una lista di opzioni disponibili.
Importa o aggiorna le Organizzazioni
L'assistente di importazione si trova nel menu «Impostazioni» della funzionalità «Membri», nella categoria «Assistenti». (Membri > Impostazioni > Importa organizzazioni).
Nel primo passaggio, seleziona la scheda contenente la tua lista da importare.
Nel passaggio successivo, dovrai associare (clicca e trascina) le colonne del tuo file Excel sul lato sinistro dello schermo ai campi personalizzati del tuo account sul lato destro.
La prima sezione, l'identificatore univoco della tua organizzazione, verrà utilizzata per differenziare i tuoi membri. Sono queste informazioni che determineranno se aggiornare le informazioni di un'organizzazione esistente o crearne una nuova. È quindi essenziale per evitare duplicati durante l'aggiornamento.
Se vuoi forzare l'aggiornamento di un campo, seleziona la casella accanto ad esso. Se questa casella non è selezionata e l'organizzazione contiene già informazioni in questo campo, queste verranno conservate.
Convalida il dato da importare
Clicca su «Passaggio successivo». Se lo strumento di convalida non rileva alcun problema, puoi nuovamente cliccare su «Passaggio successivo» e avviare l'importazione. Nota che puoi cliccare sul pulsante «Aggiorna» per visualizzare lo stato dello strumento di convalida.
Se ricevi messaggi in questa fase, controllane il contenuto. Se necessario, correggi la scheda di importazione e ricomincia da capo. Se gli errori sono minimi, puoi anche scegliere di ignorarli e continuare, ma alcune informazioni potrebbero essere importate in modo errato.
L'importazione potrebbe richiedere diversi minuti se il tuo file è di grandi dimensioni. Ti consigliamo di lasciare che la pagina venga eseguita in background e di lavorare in un'altra scheda durante questa fase. Ti verrà inviata un'email al termine dell'importazione.
Associa i membri a un'organizzazione
Dopo aver importato le organizzazioni, puoi utilizzare l'Assistente per l'importazione dei Membri per aggiungerci i membri. Dovrai avere una colonna nel file contenente la lista dei tuoi membri con un identificatore univoco per la tua organizzazione. Potrebbe essere un numero univoco o il nome dell'organizzazione.
Nella fase di associazione dei dati, seleziona il campo che desideri utilizzare e associa ad esso la colonna del tuo file Excel. Se l'organizzazione esiste, il membro verrà aggiunto automaticamente.
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