Guida | Organizzare un congresso

La funzionalità Congressi di Yapla è uno strumento completo e flessibile per organizzare eventi complessi. È adatta a una varietà di esigenze, dalle programmazioni semplici agli eventi che richiedono personalizzazioni avanzate, come workshop o una programmazione su più giorni. Grazie ai blocchi orari e ai workshop, sarai in grado di offrire eventi di maggiore portata, come festival musicali, congressi annuali o eventi di formazione. In questo articolo vedrai, passo dopo passo, come creare un congresso in Yapla.

Fase I - Configurazione del congresso

• Configurazione di un congresso
• Creare una programmazione
• Creare workshop
• Creare e assegnare relatori
• Creare e assegnare tariffe

Fase II - Integrazione del congresso sul sito web e accesso dei partecipanti

• Creare una pagina di iscrizione
• Creare una pagina di programmazione
• Creare una pagina di accesso dei partecipanti
• Consigli e buone pratiche

 

Fase I - Configurazione del congresso

Configurazione di un congresso

Devi aver creato un evento nel tuo account Yapla prima di convertirlo in "Congresso".

1. Vai su Eventi > Eventi e crea l’evento base. Se non lo hai già fatto, consulta la nostra guida sulla creazione di un evento.

2. Per attivare la modalità "Congresso" nelle configurazioni dell’evento che hai appena creato, seleziona il tuo evento, quindi clicca sul riquadro Modalità congresso, poi su Converti.

⚠️ Questa azione è irreversibile. Una volta attivato il congresso, l’evento rimarrà in modalità Congresso. Alcune configurazioni esistenti saranno influenzate (disattivazione delle tariffe di gruppo e della possibilità di registrare più volte lo stesso indirizzo email). Una volta configurata la modalità congresso, una nuova sezione "Programmazione" apparirà nelle impostazioni dell’evento.

Creare una programmazione

1. Sarai indirizzato alla parte Programmazione. Clicca su Aggiungi un blocco orario. Indica il nome, l’intervallo di tempo e la descrizione di questo blocco (es.: "Mattina del primo giorno"), poi salva. Questo blocco può contenere uno o più workshop.

Creare workshop

1. Ora avrai l’opzione di trascinare i workshop nel riquadro sotto il tuo primo blocco orario. Clicca su Aggiungi un workshop. Sarai reindirizzato all’elenco dei tuoi workshop. Seleziona o creane uno nuovo cliccando su + Aggiungi un workshop, poi compila le informazioni del workshop:
   • Nome del workshop.
   • Descrizione breve e completa.
   • Limite di posti (opzionale).
   • Ripeti questa operazione per ogni workshop.
2. Tornando al tuo blocco orario, puoi ora trascinare i workshop desiderati nel riquadro.
3. Clicca sui workshop nel blocco orario per regolare la loro durata.

Creare e assegnare i relatori

1. Prima di creare una base di relatori per gestire lo stato (attivo/inattivo), personalizzare i campi associati, assegnarli agli eventi o ai workshop e visualizzare gli eventi a cui ciascuno è assegnato, dovrai, innanzitutto, completare tre configurazioni:
   1. Attiva la funzionalità Dati in Impostazioni > Funzionalità > poi attiva Dati.
   2. Attiva la base dei relatori. In Evento > Impostazioni > Impostazioni, seleziona la casella Attiva la base di relatori nella sezione Relatori.
   3. Crea la tua lista di relatori in Evento > Impostazioni > Lista dei relatori e aggiungi le informazioni richieste. Nota che puoi anche configurare un modulo per i relatori nella stessa sezione, così da aggiungere campi aggiuntivi al profilo dei relatori.
2. Una volta completate queste tre configurazioni, potrai assegnare i relatori ai rispettivi workshop in Evento > [Il tuo evento] > Programmazione > Elenco dei workshop > [Il tuo workshop] > Impostazioni > Relatori. Potrai selezionare i relatori da un menu a tendina.

Una volta assegnati, i relatori saranno visualizzati nella pagina di programmazione del tuo congresso.

Creare e assegnare le tariffe

1. Sempre nel tuo evento, accedi alla scheda "Tariffe" e crea le tue tariffe. Se non hai ancora configurato tariffe, consulta questo articolo.
2. Nella sezione Accesso ai workshop, assegna le tariffe ai workshop. Puoi assegnare una tariffa a tutti i workshop, a workshop selezionati o per giorno:

L'opzione Tariffa in presenza o virtuale ti consente di offrire l'iscrizione in modalità virtuale senza influire sul numero di posti disponibili in presenza.

Fase II - Integrazione del congresso sul sito web e accesso dei partecipanti

La seconda fase della creazione di un congresso consiste nel creare le pagine relative al congresso sul tuo sito web, per consentirne la diffusione e raccogliere le iscrizioni. Se non hai ancora un sito web, consulta questo articolo.

1. Accedi alla scheda "Sito web" del tuo account Yapla.
2. La creazione di tre pagine sarà necessaria per una corretta diffusione del tuo congresso:

Creare una pagina di iscrizione

Segui i passaggi di questo articolo per aggiungere l'area eventi e una pagina di iscrizione. Nella fase 2, sotto Configurazione del modulo e Modalità di visualizzazione delle campagne, seleziona Evento unico e scegli il tuo congresso dall'elenco.

Creare una pagina di programmazione

Ripeti gli stessi passaggi per creare una nuova pagina, quindi utilizza il modulo "Programmazione eventi" per visualizzare i blocchi del tuo congresso e i workshop contenuti.

Ecco un'anteprima della pagina sul tuo sito web.

Creare una pagina di accesso per i partecipanti

Ripeti gli stessi passaggi per creare una pagina di accesso. Aggiungi la funzionalità "Sito web" e il modulo "Login". Sotto Configurazione del modulo, indirizza l'accesso alla pagina di programmazione del tuo congresso, per permettere ai partecipanti di scegliere i loro workshop.

Importante: seleziona la casella Autorizza l'accesso ai contatti non membri per consentire l'iscrizione ai partecipanti che non sono membri della tua organizzazione.

Consigli e buone pratiche

• Testa il tuo congresso prima di pubblicarlo.
• Fai delle iscrizioni di prova.
• Verifica la visualizzazione delle pagine.
• Simula il processo di selezione dei workshop.

Valorizza i tuoi relatori:

• Assicurati che le loro informazioni siano complete e attraenti (foto, link LinkedIn, ecc.).
• Aggiungi moduli per gli sponsor o eventi speciali (es.: serata di gala).
• Collabora con il team di servizi professionali di Yapla per esigenze avanzate.

Per approfondire

Personalizza le pagine del tuo congresso aggiungendo descrizioni, immagini e stili in base al tuo evento

Usa le comunicazioni automatizzate per confermare le iscrizioni, ricordare ai partecipanti di completare la scelta dei workshop o per inviare informazioni chiave prima dell’evento

Diffondi il tuo evento sui social media, nelle newsletter o sui siti web

Gestisci l'accoglienza dei partecipanti ai tuoi eventi con l'app mobile Yapla Companion