Il rinnovo delle adesioni è un elemento chiave per mantenere una gestione efficace dei membri all'interno di un'associazione. Tuttavia, errori di configurazione o d'uso possono causare incoerenze nelle date di adesione, portando a complicazioni amministrative e confusione tra i membri. Questo articolo si concentra sulle adesioni a periodo fisso, esplorando le cause comuni degli errori di data e proponendo soluzioni per evitarli.
Cos'è un periodo fisso?
Un'adesione a periodo fisso significa che la durata di validità è la stessa per tutti i membri, indipendentemente dalla loro data di iscrizione o rinnovo. I periodi fissi includono generalmente:
- Anno civile: dal 1° gennaio al 31 dicembre.
- Anno scolastico: dal 1° settembre al 31 agosto.
- Periodo personalizzato: date definite in base alle esigenze specifiche dell'associazione (ad esempio, dal 1° aprile al 31 marzo).
In Yapla, la configurazione predefinita prevede che le adesioni scadano l'ultimo giorno del periodo fissato, e che i rinnovi inizino automaticamente il primo giorno del mese successivo.
Definizione dei termini:
Data di fine
La data di fine corrisponde all'ultimo giorno in cui l'adesione è valida. Puoi consultarla nella scheda Adesione corrente del profilo del membro.
Tuttavia, quando consulti i dettagli dell'adesione, viene mostrata la data di rinnovo. Non puoi modificarla da queste pagine.
Data di rinnovo
La data di rinnovo (Schermata A) corrisponde al giorno successivo alla data di fine. Ad esempio, se un'adesione termina il 31/12/2025, la data di rinnovo sarà il 01/01/2026. Questa data è mostrata nei dettagli dell'adesione, ma se provi a modificarla, viene visualizzato il termine Data di scadenza (Schermata B). Tieni presente che si tratta in realtà della Data di rinnovo
Schermata A ↑
Schermata B ↑
Scadenza dell'adesione
Il termine scadenza dell'adesione (Schermata C) visualizzato nell'elenco dei membri oppure data di scadenza (Schermata B) che appare nella scheda di adesione, equivalgono alla data di rinnovo.
Schermata C ↑
Cause comuni di errori nelle date
1. Configurazione errata della data di scadenza (aggiunta manuale o importazione)
Un periodo di adesione inizia il giorno G (ad esempio, il 1° gennaio) e termina 12 mesi dopo (es. 31 dicembre). La data di rinnovo sarà automaticamente fissata al giorno G del mese successivo. Questo vale sia per le adesioni automatiche che per quelle manuali.
Durante l'importazione o la configurazione manuale, è possibile che la data di scadenza venga inserita in modo errato. Ad esempio, invece di impostare il 01/01/2025, potrebbe essere inserito per errore il 31/12/2024, causando un rinnovo nello stesso periodo invece che nell’anno successivo.
Buone pratiche:
La data di rinnovo o di scadenza dovrebbe sempre corrispondere al giorno successivo alla data di fine dell'adesione.
2. Parametri del tipo di adesione mal configurati
Nella sezione Tipologie di adesione, puoi impostare un'apertura anticipata dei rinnovi (ad esempio, due mesi prima del 1° gennaio per un'adesione annuale).
Ma se un membro rinnova prima di questa data, l'adesione sarà applicata al periodo corrente, causando errori o confusione.
Perché?
- L'avviso di rinnovo è inviato con oltre 60 giorni di anticipo.
- Con la visualizzazione standard dell'area membri, il pulsante "Rinnova" è visibile anche se i rinnovi non sono ancora aperti.
- Se non è stata creata una pagina dedicata e il membro utilizza una monopagina, nessun messaggio di avviso bloccherà la transazione, che verrà applicata al periodo sbagliato.
- Se selezioni "Al momento del rinnovo, attiva automaticamente la nuova adesione senza attendere la data di scadenza dell'adesione attuale", potresti creare sovrapposizioni tra due adesioni. Deseleziona questa opzione per evitarlo.
Come correggere gli errori?
Se ricevi una richiesta di correzione da parte di un membro:
Se il membro accetta la ricevuta così com'è:
- Puoi mantenere l'adesione e aggiornare manualmente le date corrette.
Altrimenti:
- Annulla l'adesione errata
- Puoi farlo dall'amministrazione di Yapla (la ricevuta non sarà annullata automaticamente).
- Vedi l'articolo: Annullare un'adesione
- Aggiungi una nuova adesione
- Crea una nuova adesione con le date corrette.
- Assicurati che il periodo e la tariffa siano impostati correttamente prima di convalidare.
- Vedi l'articolo: Aggiungere un'adesione a un membro
Commenti
Accedi per aggiungere un commento.