Presentazione dei processi di convalida dell'iscrizione (Workflow)

Esistono quattro processi di convalida per le iscrizioni e un processo di approvazione. Ognuno consente una gestione unica dei tuoi membri.

Tieni presente che un processo di convalida si applica alle nuove iscrizioni e ai rinnovi.
Scopri di più sulla configurazione dei processi di convalida dell'iscrizione.

 

I 4 processi di convalida

Tipo A - Iscrizione immediata senza convalida

Il membro è attivo non appena il pagamento dell'iscrizione è completato.

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Ecco le comunicazioni associate a ciascuna fase di questo processo:

  • Creazione dell'iscrizione: se si tratta di una prima iscrizione «Creazione di un Membro». Questa comunicazione è generalmente configurata per informare internamente sulla creazione di un nuovo membro.
  • Iscrizione in attesa di pagamento: in caso di pagamento tramite assegno, «Iscrizione in attesa di pagamento». Assicurati di includere la fattura «Fattura da pagare», se necessario. Puoi programmare promemoria automatici con la comunicazione «Promemoria - Iscrizione in attesa di pagamento».
  • Conferma dell'iscrizione: una volta ricevuto il pagamento o automatica se l'iscrizione è gratuita. Assicurati di includere la fattura «Pagata» nelle comunicazioni, se necessario.
        • Prima iscrizione: «Iscrizione convalidata»
        • Rinnovo: «Rinnovo dell'iscrizione»
        • Restituzione manuale nel corso dell'anno: «Reinvia la conferma del pagamento»
  • Rinnovo: sono disponibili 2 tipi di comunicazioni. È possibile una combinazione di diverse di queste comunicazioni:
        • «Iscrizione da rinnovare»: si attiva prima della scadenza
        • «Iscrizione da rinnovare (dopo la scadenza)»: si attiva dopo la scadenza

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Tipo B - Iscrizione con convalida

Questa funzione è disponibile nel piano Orbita

Il membro compila il modulo di iscrizione online e paga l'iscrizione, se necessario. Un amministratore deve quindi convalidare l'iscrizione. Senza questa convalida, il membro non è attivo.

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Ecco le comunicazioni associate a ciascuna fase di questo processo:

  • Creazione dell'iscrizione: se si tratta di una prima iscrizione «Creazione di un Membro». Questa comunicazione è generalmente configurata per informare internamente sulla creazione di un nuovo membro.
  • Iscrizione in attesa di pagamento: in caso di pagamento tramite assegno «Iscrizione in attesa di pagamento». Assicurati di includere la fattura «Fattura da pagare», se necessario. Puoi programmare promemoria automatici con la comunicazione «Promemoria - Iscrizione in attesa di pagamento».
  • Iscrizione in attesa di convalida: per notificare che l'iscrizione è in attesa di una decisione «Iscrizione in attesa di convalida».
  • Conferma dell'iscrizione: una volta ricevuto il pagamento o come parte di un abbonamento gratuito. Assicurati di includere la fattura «Pagata» come richiesto nelle comunicazioni.
        • Prima iscrizione: «Iscrizione convalidata»
        • Rinnovo: «Rinnovo dell'iscrizione»
        • Restituzione manuale nel corso dell'anno: «Reinvia la conferma del pagamento»
  • Rinnovo: sono disponibili 2 tipi di comunicazioni. È possibile una combinazione di diverse di queste comunicazioni:
        • «Iscrizione da rinnovare»: si attiva prima della scadenza
        • «Iscrizione da rinnovare (dopo la scadenza)»: si attiva dopo la scadenza

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Tipo C - Iscrizione con documento/i di deposito e convalida

Questa funzione è disponibile nel piano Orbita

Al momento dell'adesione o dopo il pagamento dell'iscrizione, il membro dovrà fornire i documenti determinati nella configurazione dell'iscrizione. Una volta forniti i documenti, l'iscrizione deve essere convalidata da un amministratore. Senza questa convalida, il membro non è attivo.


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Ecco le comunicazioni associate a ciascuna fase di questo processo:

  • Creazione dell'iscrizione: se si tratta di una prima iscrizione «Creazione di un Membro». Questa comunicazione è generalmente configurata per informare internamente sulla creazione di un nuovo membro.
  • Iscrizione in attesa di pagamento: in caso di pagamento tramite assegno «Iscrizione in attesa di pagamento». Assicurati di includere la fattura «Fattura da pagare», se necessario. Puoi programmare promemoria automatici con la comunicazione «Promemoria - Iscrizione in attesa di pagamento»».
  • Iscrizione in attesa di documento:
        • se i documenti necessari non sono stati forniti al momento dell'iscrizione, il membro riceve la comunicazione «Documenti in sospeso per l'iscrizione».
        • se i documenti necessari sono stati forniti al momento dell'iscrizione, il membro passa direttamente alla convalida dopo il pagamento
  • Iscrizione in attesa di convalida: per notificare che l'iscrizione è in attesa di una decisione «Iscrizione in attesa di convalida».
  • Conferma dell'iscrizione: una volta ricevuto il pagamento o come parte di un abbonamento gratuito. Assicurati di includere la fattura «Pagata» come richiesto nelle comunicazioni.
        • Prima iscrizione: «Iscrizione convalidata»
        • Rinnovo: «Rinnovo dell'iscrizione»
        • Restituzione manuale nel corso dell'anno: «Reinvia la conferma del pagamento»
  • Rinnovo: sono disponibili 2 tipi di comunicazioni. È possibile una combinazione di diverse di queste comunicazioni:
        • «Iscrizione da rinnovare»: si attiva prima della scadenza
        • «Iscrizione da rinnovare (dopo la scadenza)»: si attiva dopo la scadenza

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Tipo D - Iscrizione da pagare dopo la convalida

Questa funzione è disponibile nel piano Orbita

Contrariamente al TIPO B, in questo processo la convalida viene effettuata prima della fase di pagamento. Questo processo di convalida evita il rimborso dell'iscrizione in caso di rifiuto, ma aggiunge un ulteriore passaggio al processo di iscrizione.

Fai attenzione, questo tipo è diverso dalla funzione di approvazione in cui solo l'amministratore può scegliere e associare un'iscrizione al membro. Nel tipo D, il membro è autonomo nella selezione dell'iscrizione di sua scelta, che l'amministratore convaliderà poi.

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Ecco le comunicazioni associate a ciascuna fase di questo processo:

  • Creazione dell'iscrizione: se si tratta di una prima iscrizione «Creazione di un Membro». Questa comunicazione è generalmente configurata per informare internamente sulla creazione di un nuovo membro.
  • Iscrizione in attesa di convalida: per notificare che l'iscrizione è in attesa di una decisione «Iscrizione in attesa di convalida».
  • Convalida dell'iscrizione: l'amministratore ha due scelte durante la convalida che sospenderanno l'iscrizione per il pagamento
        • Approva e paga: questa opzione crea una fattura e una registrazione contabile. La comunicazione «Iscrizione in attesa di pagamento» viene inviata
        • Approva senza pagare: questa opzione non crea fatture o scritture contabili. La comunicazione «Richiesta di iscrizione approvata» viene inviata.
  • Iscrizione in attesa di pagamento: puoi programmare promemoria automatici con la comunicazione «Promemoria - Iscrizione in attesa di pagamento»».
  • Conferma dell'iscrizione: una volta ricevuto il pagamento o come parte di un abbonamento gratuito. Assicurati di includere la fattura «Pagata» come richiesto nelle comunicazioni.
        • Prima iscrizione: «Iscrizione convalidata»
        • Rinnovo: «Rinnovo dell'iscrizione»
        • Restituzione manuale nel corso dell'anno: «Reinvia la conferma del pagamento»
  • Rinnovo: sono disponibili 2 tipi di comunicazioni. È possibile una combinazione di diverse di queste comunicazioni:
        • «Iscrizione da rinnovare»: si attiva prima della scadenza
        • «Iscrizione da rinnovare (dopo la scadenza)»: si attiva dopo la scadenza

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Opzioni del flusso di lavoro

Membri/Impostazioni/Iscrizioni/Processi di convalida

Le opzioni del flusso di lavoro si applicano a tutte le iscrizioni.

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Approvazione richiesta prima di consentire l'iscrizione a un membro

La conseguenza di questa opzione è che la lista delle iscrizioni non viene proposta direttamente al potenziale membro. Il richiedente completa il modulo di domanda di iscrizione e riceve «Iscrizione in attesa di approvazione» e passa allo stato «In attesa di approvazione». L'amministratore avrà due opzioni:

      • Approvazione: il direttore sceglie l'iscrizione a cui ha diritto il membro. La comunicazione «Richiesta di iscrizione approvata» viene inviata. Il membro può quindi accedere alla sua area membri per completare la sua iscrizione secondo la procedura di quest'ultima
      • Rifiuto: viene inviata la comunicazione «Iscrizione rifiutata».

Scopri di più su questa funzione

Attiva i membri in attesa di pagamento

Disponibile solo con il tipo A. Se il membro ha scelto un metodo di pagamento diverso dalla carta di credito, l'iscrizione rimarrà in stato «In attesa di pagamento» fino alla ricezione del pagamento e quindi alla convalida dalla tua organizzazione.

Per impostazione predefinita, un membro in attesa di pagamento sarà inattivo e non potrà usufruire dei vantaggi riservati ai membri (tariffe preferenziali, visualizzazione nell'elenco, pagine riservate ai membri, ecc.).

Se vuoi che i membri in attesa di pagamento siano considerati membri attivi e abbiano gli stessi vantaggi dei membri con un'iscrizione convalidata, seleziona la casella «Attiva i membri in attesa di pagamento».

 

 

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