Allega un documento in formato PDF alle tue comunicazioni

Con Yapla, puoi facilmente allegare documenti PDF alle tue comunicazioni per condividerli con i tuoi collaboratori, i tuoi membri o i tuoi donatori. È un'opzione utile per fornire informazioni relative a un evento, come un attestato di partecipazione o una tessera associativa. Ecco come creare un documento PDF da aggiungere alle tue comunicazioni, in pochi semplici passaggi.

Creare un nuovo documento PDF in Yapla

Ogni documento PDF che crei in Yapla può essere collegato a:

  • uno degli eventi che organizzi OPPURE
  • ai membri della tua organizzazione non profit.
  1. Devi iniziare accedendo alla configurazione della funzionalità Membri oppure selezionare l'evento per il quale desideri creare un documento PDF. Nel nostro esempio, per essere chiari e semplici, utilizzeremo la funzionalità Eventi.

Per farlo, accedi alla funzionalità Eventi, quindi seleziona l'evento di tua scelta. Successivamente, fai clic sul riquadro Documenti, poi clicca sul pulsante Aggiungi un documento.

Si aprirà una nuova pagina dove puoi iniziare a creare il tuo documento.

Informazioni generali

  • Il campo Nome del documento ti aiuta a ritrovarlo facilmente nella tua lista di documenti. È anche il nome che appare come titolo del file PDF.
  • Il campo Nome tecnico si compila automaticamente con il nome che hai precedentemente inserito.
  • Il campo Tipo ti chiede di definire se si tratta di un documento PDF o personalizzato.
  • Il campo Lingua di comunicazione, invece, permette di generare automaticamente le parole chiave nella lingua del destinatario. Ad esempio, se possiedi un sito web bilingue o se hai inserito il campo lingua nel modulo di iscrizione, devi creare un documento in ciascuna lingua. Successivamente, devi indicare quale lingua vuoi utilizzare affinché i documenti siano associati alle comunicazioni appropriate.
  • Il campo Descrizione è opzionale. Tuttavia, ti consigliamo di compilarlo per aiutarti a gestire meglio i documenti come amministratore dell'account.

Contenuto

  • I contesti ti permettono di personalizzare e adattare la gestione dei documenti in base alle tue esigenze specifiche per ogni evento.
    • Contesto elenco: Questo contesto viene generalmente utilizzato per visualizzare o gestire più documenti contemporaneamente. Ad esempio, se hai una lista di partecipanti a un evento, il contesto elenco ti permette di visualizzare e gestire i documenti associati a tutti i partecipanti in un'unica schermata.
    • Contesto unitario: Questo contesto viene utilizzato per gestire un singolo documento alla volta. Ad esempio, se desideri consultare o modificare i dettagli di un solo partecipante a un evento, utilizzerai il contesto unitario per accedere a quel documento specifico.

Nel nostro esempio, selezioneremo il tipo unitario.

  • L'editor di testo Contenuto corrisponde a ciò che contiene il tuo PDF. Puoi aggiungere testo e formattarlo (colori, dimensione del testo, immagini, link, ecc.) utilizzando le funzionalità dell'editor di testo. Se hai familiarità con il codice HTML, puoi anche modificare direttamente tramite il codice sorgente.

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  1. Puoi poi aggiungere parole chiave dinamiche per personalizzare automaticamente il documento. Puoi vedere l'elenco dei campi dinamici disponibili cliccando sui pulsanti Parole chiave Membri e Parole chiave Adesioni. In questo modo, ogni destinatario può vedere il proprio nome all'inizio della comunicazione o informazioni sulla sua iscrizione.
  2. Una volta configurato il messaggio, clicca sul pulsante Salva. Se vuoi visualizzare un'anteprima del risultato, clicca su Anteprima per generare un PDF e verificarne il layout.

Associare il PDF a una comunicazione

  1. Vai poi nella funzionalità Eventi e seleziona l'evento per il quale hai appena creato il documento PDF.
  2. Clicca sul riquadro Comunicazioni e scegli la comunicazione che desideri associare al PDF.
  3. In fondo alla comunicazione, puoi vedere una sezione Allegati. Cliccaci sopra e seleziona il documento che hai precedentemente creato. Completa l'azione cliccando sul pulsante Aggiungi, quindi salva la comunicazione.

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Per approfondire: creare un PDF comune a tutti gli eventi

Se lo desideri, puoi anche creare un documento PDF comune a tutti i tuoi eventi, piuttosto che un documento specifico per evento. Ti basta accedere all'opzione di configurazione globale dei tuoi eventi.

Se hai bisogno di assistenza, non esitare a contattarci!

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