Comunicazioni di eventi e attività

A seconda del tipo di impostazione scelta, l'applicazione Yapla Events ti consente di attivare alcune comunicazioni automatiche per informare i partecipanti sullo stato della loro registrazione: convalidata, annullata o in attesa di pagamento. Puoi anche inviare loro un promemoria qualche giorno prima dell'evento e includere le informazioni di cui hanno bisogno per partecipare.

Dopo aver definito il processo di registrazione (con o senza la modalità Registration Manager) e i prezzi, puoi attivare le comunicazioni automatiche secondo necessità. La lista delle comunicazioni si trova nel menu Comunicazioni del tuo evento.

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Se la modalità «Registration Manager» non è attivata, il destinatario identificato come responsabile nelle comunicazioni è il partecipante predefinito come numero 1.

Se una o più delle tue tariffe sono gratuite, le seguenti comunicazioni saranno utili:

Conferma della registrazione

La selezione della conferma di registrazione, attiva l'invio di un'email a tutti i partecipanti, inclusi i partecipanti aggiuntivi (se il modulo di registrazione per partecipanti aggiuntivi contiene il campo email).

📄 Nessuna fattura allegata


Conferma gratuita di registrazione all'evento al responsabile

Se desideri informare solo il responsabile delle registrazioni, attiva invece la conferma della registrazione per un evento gratuito al responsabile.

📄 Nessuna fattura allegata

 

Nel caso in cui il tuo evento includa una o più tariffe a pagamento, saranno utili le seguenti comunicazioni:

Conferma di registrazione convalidata al responsabile

L'attivazione di questa comunicazione fa scattare l'invio di un'email alla persona responsabile delle registrazioni quando lo stato della registrazione viene convalidato. Qui potrai inserire la fattura pagata.

📄 Fattura consigliata come allegato: fattura pagata


Registrazione in attesa di pagamento

L'attivazione di questa comunicazione fa scattare un'email alla persona responsabile delle registrazioni quando lo stato della registrazione è in attesa di pagamento. Qui potrai inserire la fattura da pagare. Approfitta anche di questa opportunità per ricordarti i dati della ricevuta di pagamento.

📄 Fattura consigliata in allegato: fattura da pagare

 

Conferma della registrazione

L'attivazione di questa comunicazione fa scattare un'email a tutti i partecipanti al momento della registrazione. Utilizzando questa comunicazione, potresti, ad esempio, voler confermare la registrazione senza menzionare i dati di fatturazione.

Tieni presente che se il responsabile delle registrazioni partecipa all'evento, riceverà anche questa comunicazione, quindi è meglio non inserire lo stesso testo della comunicazione inviata al responsabile.

📄 Nessuna fattura allegata

 

Conferma di registrazione convalidata per il/i partecipante/i

L'attivazione di questa comunicazione attiva l'invio di un'email a tutti i partecipanti quando una registrazione passa dallo stato «In attesa di pagamento» a «Convalidata». Si consiglia di attivare questa comunicazione solo quando si desidera informare i partecipanti della loro registrazione una volta ricevuto il pagamento.

📄 Allegato alla fattura consigliato: nessuno

 

Annullamento della registrazione

La selezione della comunicazione «Annullamento della registrazione» attiva un'email per informare che lo stato della registrazione è cambiato in «Annullata». Puoi quindi scegliere il target di questa email: responsabile, partecipante, amministratori, promotore dell'evento o target specifico. mceclip2.png

📄 Fattura consigliata come allegato: fattura annullata

 

Promemoria per la registrazione

Promemoria per i partecipanti

Impostando la comunicazione di promemoria per i partecipanti, potrai inviare un'email ai partecipanti qualche giorno prima della data dell'evento. Le impostazioni per questa comunicazione ti consentono di determinare quanti giorni prima dell'evento verrà inviata l'email automatica.

Il numero di giorni viene calcolato come segue:

- Se indico 1 giorno: la comunicazione verrà inviata il giorno prima (mattina presto D-1) del giorno di inizio dell'evento.

- Se indico 4 giorni: la comunicazione verrà inviata 4 giorni (mattina presto D-4) prima del giorno di inizio dell'evento.

I promemoria post-evento, vengono calcolati in base alla data di fine dell'evento.

Esempio: il mio evento si svolge il 23 ottobre.

- Se ho impostato il promemoria prima dell'evento su D-1, verrà inviato la mattina presto del 22 ottobre.

- Se ho impostato il promemoria prima dell'evento su D-4, verrà inviato la mattina presto del 19 ottobre.

- Se ho impostato il promemoria post-evento su D+4, verrà inviato la mattina presto del 27 ottobre. 

 

📄 Nessuna fattura allegata

 

Promemoria per i partecipanti in attesa del pagamento

La configurazione Promemoria per i partecipanti in attesa di comunicazione di pagamento consente di inviare un'email ai partecipanti la cui registrazione è in attesa di pagamento. Le impostazioni per questa comunicazione ti consentono di determinare quanti giorni dopo la registrazione del partecipante verrà inviata la comunicazione.

📄 Fattura consigliata come allegato: fattura da pagare

 

Messaggio manuale

Il tipo di comunicazione «Messaggio manuale» ti consente di inviare un messaggio personalizzato su richiesta. Questa funzione è disponibile dalla lista delle registrazioni a un evento e dalla modifica o visualizzazione di una registrazione particolare. Dopo aver creato la tua comunicazione con il tipo «Messaggio manuale», devi solo usare il pulsante «Invia una comunicazione» e selezionare la comunicazione desiderata.

📄 Allegato consigliato: opzionale

 

Uso di parole chiave

Per semplificarti la vita, ti consigliamo di utilizzare quante più parole chiave possibile nelle tue comunicazioni. Ad esempio, anziché scrivere manualmente il nome del tuo evento nel testo, usa invece il campo del nome dell'evento disponibile nella lista delle parole chiave dell'evento.

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In questo modo, quando duplicherai il tuo evento, le comunicazioni saranno già configurate e adattate al tuo nuovo evento.

Per ulteriori suggerimenti sulla configurazione delle tue comunicazioni, consulta l'articolo Checklist.

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