Come creare e visualizzare il tuo libro soci

Che cos'è il libro soci?

Il Libro Soci è un documento rilevante per la vita dell'associazione: contiene le informazioni necessarie per identificare le persone che, in quel momento, sono soci validi dell'associazione e serve quindi anche a definire i quorum costitutivi per le riunioni richieste, oltre a dare la legittimità di intervenire e votare ai soci registrati. Il libro soci è consultabile in qualsiasi momento ed è aggiornato in tempo reale semplicemente accedendo al tuo account Yapla.

Assicurati di ottenere le informazioni richieste nel tuo libro soci

Le informazioni obbligatorie da inserire nel libro soci per associazioni, enti del Terzo Settore (ETS) e organismi sportivi dilettantistici (ASD/SSD) possono variare leggermente in base agli statuti specifici dell'ente e alla legislazione vigente.

1. Assicurati che i seguenti campi nei tuoi moduli siano obbligatoriamente compilati dai tuoi soci al momento dell'iscrizione:

• Nome e cognome: i nomi e cognomi completi di ogni socio.
• Codice fiscale: si riferisce al codice fiscale.
• Data di iscrizione: la data in cui il socio è stato ufficialmente ammesso nell'associazione o nell'ente.
• Data di cessazione (se applicabile): la data in cui il socio cessa di far parte dell'ente (in caso di dimissioni, esclusione o altro).

Per gli ETS iscritti al registro nazionale:

• Modalità di ammissione: questa dicitura deve indicare se l'ammissione del socio ha seguito le regole stabilite negli statuti (ad esempio, se è stata approvata da un'assemblea generale o da un consiglio di amministrazione).
• Cause di cessazione (dimissioni, esclusione, ecc.): se un socio lascia l'associazione, le ragioni devono essere chiaramente documentate (ad esempio, dimissioni volontarie, esclusione per violazione delle regole, decesso).

Punti aggiuntivi:

• Diritti dei soci: talvolta, è utile menzionare i diritti specifici di un socio (ad esempio, diritto di voto o eleggibilità a cariche) se differiscono in base alle tipologie di soci.
• Categoria dei soci: se prevedi diverse categorie di soci (soci ordinari, benefattori, onorari, ecc.), queste possono essere indicate anche nel libro soci.

Per sapere come modificare un campo per renderlo obbligatorio, consulta questo articolo.

Creare ed esportare un libro soci annuale

1. Vai su Membri > membri, quindi seleziona Ricerca avanzata.

Per la modalità campagna semplificata - Dovrai sommare le adesioni registrate in tutte le campagne con una data di inizio o di fine nel periodo desiderato

Per la modalità campagna continua - Dovrai filtrare la ricerca per ottenere l'elenco di tutti i soci attivi in un determinato periodo.

• Periodo di adesione sull'anno solare o scolastico: basta filtrare per data di inizio adesione durante l'anno.
• Periodo flessibile dalla data di iscrizione: filtra per data di inizio adesione e applica un periodo di 2 anni meno un giorno.

Ad esempio, se desideri ottenere il libro soci per l'anno 2024, puoi filtrare tutte le adesioni iniziate tra il 2 gennaio 2023 e il 31 dicembre 2024 per includere sia i soci che hanno iniziato che quelli che hanno terminato l'adesione nel periodo osservato.

Nota bene: Filtrare il tuo elenco di soci in base allo Stato dell'adesione permette di avere una visione dello stato dei membri in tempo reale. Se lo usi per creare il tuo libro soci annuale, non saranno inclusi eventuali soci che non sono più attivi il giorni in cui crei il tuo libro soci. Per ottenere l'elenco completo dei tuoi soci, è importante non applicare filtri basati sullo stato dell'adesione. Filtrare per stato mostrerà solo le adesioni che hanno avuto lo stato richiesto nel periodo indicato.

2. Aggiusta i risultati di ricerca per visualizzare solo le informazioni desiderate (vedi le informazioni presentate nel passaggio 1) cliccando sull'ingranaggio sotto i filtri.

3. Esporta il tuo libro soci, potrai modificarlo in formato Excel, salvarlo in PDF o stamparlo. Su Yapla, i dati sono sempre accessibili e il report rimane disponibile sotto Membri > Reportistica.