Enregistrer les présences de vos membres à vos activités

Si vous offrez à vos membres des activités qui ne nécessitent pas de s’inscrire en ligne, vous pouvez quand même comptabiliser leurs présences manuellement ou en scannant un code-barres unique.

Ce code-barre peut s’ajouter via le mot-clé Code à barres directement dans une communication ou dans un document personnalisé, comme une carte de membre. Les membres pourront ensuite présenter ce message ou document à l’entrée de votre activité, afin de valider et scanner leur présence.

Activation de la prise de présence

Pour activer les présences et le scan, rendez-vous dans les paramètres de la fonctionnalité Membres et cliquez sur la tuile Paramètres.

Sur cette page, cochez la case Ajouter la gestion des présences dans la section Outils et sauvegardez.

Fonctionnement du scan

Pour scanner les codes barre de vos membres, vous devrez avoir un téléphone, une tablette ou un ordinateur muni d’une caméra. Vous devez également être connecté à votre compte Yapla.

Dans le menu de gauche, cliquez sur le sous-menu Présences, puis sur la tuile Scanner.

Vous aurez alors accès à un scanner permettant de scanner le code de n’importe quel membre, ainsi qu’au registre des présences global, permettant d’exporter ces dernières. Une fois le code-barres scanné, vous aurez un résumé du membre et de son adhésion courante. Il faudra alors confirmer la présence.

Il est aussi possible d’enregistrer une présence sans scanner le code-barres dans le profil d’un membre, via la tuile Registre de présence. Cette dernière permet de voir l’historique des présences du membre, mais aussi d’en ajouter une manuellement, sans le scan. Cette dernière sera immédiatement confirmée.

Une fois la présence enregistrée, vous pourrez la modifier pour changer la date et l’heure mais aussi y ajouter un commentaire au besoin.