Joindre un document PDF à vos communications

Avec Yapla, vous pouvez facilement joindre des documents PDF à vos communications afin de les partager à vos collaborateurs, vos membres ou vos donateurs. C’est une option qui peut être pratique pour fournir de l’information relative à un événement, comme une attestation de participant ou une carte de membre. Voici donc comment créer un document PDF à ajouter à vos communications, en quelques étapes simples.

 

Créer un nouveau document PDF dans Yapla

Chaque document PDF que vous créez dans Yapla est en lien :

  • soit avec l’un des événements que vous organisez
  • soit avec les membres de votre association.

Vous devez donc commencer par vous rendre dans le configuration de la fonctionnalité Membres ou bien de sélectionner l’événement pour lequel vous souhaitez créer un document PDF. Dans notre exemple, pour que ce soit clair et facile à comprendre, nous allons utiliser la fonctionnalité Événements.

Pour ce faire, rendez vous dans la fonctionnalité Événements, puis sélectionnez l’événement de votre choix. Ensuite, cliquez sur la tuile Documents, puis cliquez sur le bouton Ajouter un document.

Une nouvelle page s’affiche, dans laquelle vous pouvez commencer votre création de document.

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Servez-vous du champ Nom du document pour intituler votre document de manière à le retrouver facilement dans votre liste de documents. C’est aussi ce nom qui apparaît en tant que titre du fichier PDF.

Le champ Nom technique se remplit automatiquement avec le nom que vous avez précédemment entré.

Dans le champ Type, sélectionnez le type unitaire.

Le champ Langue de communication, quant à lui, permet de générer automatiquement les mots-clés dans la langue du destinataire. Par exemple, si vous possédez un site internet bilingue ou si vous avez insérer le champ langue dans le formulaire d’inscription, vous devez créer un document dans chacune des langues. Il vous faut ensuite indiquer quelle langue vous voulez utiliser afin que les documents soient associés aux communications appropriées.

Le champ Description est optionnel. Néanmoins, nous vous suggérons de le remplir pour mieux vous y retrouver en tant qu’administrateur du compte.

La section Contenu correspond à ce que votre PDF contient. Vous pouvez y ajouter du texte et le mettre en forme (couleurs, taille du texte, images, liens, etc.), au travers des fonctions de l’éditeur de texte. Si vous êtes suffisamment à l’aise avec le code HTML, vous pouvez aussi passer directement par le code source.

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Vous pouvez ensuite ajouter des mots-clés dynamiques pour personnaliser le document automatiquement. Vous pouvez voir la liste des champs dynamiques disponibles en cliquant sur les boutons Mots-clés Membres et Mots-clés Adhésions. Ainsi, chaque destinataire peut voir apparaître son nom en début de communication, ou bien des informations au sujet de son inscription.

Une fois votre message configuré, cliquez sur le bouton Sauvegarder. Si vous souhaitez prévisualiser le résultat, cliquez sur Prévisualiser afin de générer un PDF et vérifier sa mise en page.

 

Associer le PDF à une communication

Rendez vous ensuite dans la fonctionnalité Événements, et sélectionnez l’événement pour lequel vous venez de créer le document PDF.

Cliquez sur la tuile Communications et choisissez la communication que vous désirez associer au PDF.

Dans le bas de la communication, vous pouvez apercevoir une section Pièces jointes. Cliquez dessus et sélectionnez le document que vous avez précédemment créé. Finalisez votre action en cliquant sur le bouton Ajouter, puis enregistrez votre communication.


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Pour aller plus loin : créer un PDF commun à tous les événements

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi créer un document PDF commun à tous vos événements, plutôt qu’un document spécifique par événement. Il vous suffit, pour cela, de vous rendre dans l’option de configuration globale de vos événements. Si vous avez besoin d’assistance, n’hésitez pas à nous contacter !

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