Importer et mettre à jour ses membres avec l'assistant d'import

L’assistant d’import de l’application Membres permet d’importer tous vos membres lors de la création de votre compte, mais il permet également de mettre à jour rapidement plusieurs membres.
 

Préparation du fichier

Pour faire la mise à jour massive, vous aurez besoin d’un fichier Excel (.xls ou .xlsx) contenant les adresses courriel des membres à modifier, ainsi que les informations à mettre à jour.

Vous pouvez utiliser n'importe quel fichier, y compris un export provenant d'un autre logiciel de gestion, ou utiliser ce modèle. Il est aussi important de respecter les règles suivantes :

  • Seul le premier onglet du fichier sera importé
  • Le fichier doit être simple, sans remplissage (coloration) des cellules 
  • Les lignes des cellules ne doivent pas être surlignées
  • Les cellules ne doivent pas être fusionnées entre elles
  • Le fichier ne doit pas contenir de macro
  • Les lignes ne possédant pas d'adresse mail recevront une adresse générée par le logiciel lors de l'import
  • Éviter les lignes vides en fin de fichier, qui pourraient créer des membres non désirés

En cas de doute, n'hésitez pas à sélectionner les données que vous souhaitez importer et les recopier dans un nouveau fichier, en utilisant la fonction Coller les valeurs, afin de nettoyer vos données.

Seules les colonnes contenant des changements sont nécessaires.

Par exemple, votre fichier pourrait contenir les colonnes suivantes : email, prénom, nom, langue.

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Attention : Si le champ à mettre à jour contient un choix de réponses, comme pour la langue, les choix de réponses correspondent à une valeur. Pour connaître cette valeur, rendez-vous dans l’assistant d’import des membres (Membres > Paramètres > Import des membres). Sélectionnez le champ dont vous aurez besoin. Un tableau apparaîtra avec la liste des valeurs correspondantes.

mceclip0.png

Mise à jour des membres

L’assistant d’import se trouve dans le menu Paramètres de l’application Membres, dans la catégorie Assistants.:(Membres > Paramètres > Import des membres).

mceclip0.png

À la première étape, importez votre fichier contenant votre liste des membres.
mceclip1.png



À l’étape suivante, vous devrez associer (Cliquer et glisser) les colonnes de votre fichier Excel avec les champs personnalisés de votre compte. Si vous voulez forcer la mise à jour d’un champ, cochez la case à côté de celui-ci. Si cette case n’est pas cochée et que le membre a déjà des informations dans ce champ, celles-ci seront conservées.

import-membres-etape2.gif

Cliquez sur Étape suivante. Si le moteur de validation ne trouve pas de problème, vous pourrez cliquer à nouveau sur Étape suivante et lancer l’import. À noter que vous pouvez cliquer sur le bouton Rafraîchir pour connaître l’état du moteur de validation.

Si des messages sont remontés à cette étape, vérifiez bien le contenu de ceux-ci. S'il y a lieu, corrigez votre fichier d'import et recommencez. Si les erreurs sont minimes, vous pouvez aussi choisir de les ignorer et de poursuivre, mais certaines informations pourraient être importées incorrectement.

import-membres-erreurs.png


L’import peut prendre plusieurs minutes si votre fichier est volumineux. Nous vous conseillons de laisser tourner la page en arrière-plan et de travailler dans un autre onglet pendant ce temps. Un courriel vous sera envoyé lorsque l’import sera terminé.

Une fois vos membres importés, il ne vous reste qu'à importer les adhésions!

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