Les formulaires : à quoi ça sert et comment les gérer ?

Dans Yapla, ce que nous appelons formulaires, ce sont des fiches qui vous permettent de collecter des informations au sujet de vos adhérents, participants ou donateurs. Ces fiches contiennent des champs, que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Ce sont les adhérents, participants ou donateurs qui doivent ensuite les remplir. Les formulaires sont aussi utilisés pour paramétrer les informations visibles dans le compte Yapla pour les administrateurs.

Par exemple, si vous donnez la possibilité aux visiteurs de votre site de devenir des membres de votre association, vous pouvez créer un formulaire que ceux-ci doivent remplir. Vous pouvez leur demander leur nom et prénom, leur adresse email ou bien encore, vous pouvez mettre dans le formulaire d’inscription, un champ libre qui leur permet d’expliquer pourquoi ils désirent être membre.

Voici donc comment gérer vos formulaires avec Yapla.

Quelles sont les fonctionnalités qui donnent accès à la création de formulaires ? 

Toutes les fonctionnalités Yapla qui nécessitent de récolter de l’information ou de contacter quelqu’un, présentent une option de création de formulaire. 

Ainsi, vous pouvez créer et gérer des formulaires :

  • pour la gestion de vos membres (avec la fonctionnalité Membres)
  • pour permettre à des participants de s’inscrire à un événement (avec la fonctionnalité Événements)
  • pour gérer vos donateurs (avec la fonctionnalité Dons)
  • pour récolter diverses informations (avec la fonctionnalité Données)
  • ou bien pour gérer vos contacts (avec la fonctionnalité Contacts).

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Où se rendre pour configurer les formulaires ? 

Les formulaires sont accessibles dans les paramètres de chaque fonctionnalité. Il vous suffit de vous rendre dans la fonctionnalité de votre choix (par exemple, Membres), de cliquer sur Paramètres dans la liste déroulante, puis de choisir la tuile Formulaires sur la nouvelle page.

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Cette page vous permet d’accéder à toutes les options de configuration de formulaire. Elle contient à la fois la liste des champs et la liste des formulaires que vous pouvez modifier.

C’est également par cette page que vous pouvez passer pour associer des formulaires à différents contextes, depuis différents environnements. Poursuivons ensemble pour découvrir ce que sont les contextes et les environnements, et à quoi ils peuvent vous être utiles.

Qu'est-ce qu'un environnement

Un environnement est un cadre dans lequel vous pouvez afficher ou éditer de l’information.
Sur Yapla, nous faisons la distinction entre l’environnement Administration et l’environnement Site web.

Nous parlons d’Administration pour parler de l’environnement et des outils disponibles depuis le Tableau de bord de votre compte Yapla. Il n’y a que les administrateurs du compte Yapla qui peuvent s’en servir.

Sur le Site web, ce sont les formulaires que peuvent remplir les visiteurs qui sont affichés. Cet environnement-ci fait donc référence à ce que les internautes voient.

Qu'est-ce qu'un contexte

Les contextes, ce sont les actions qui vous permettent de gérer chaque cas de figure. Par exemple, pour la fonctionnalité Membres, il y a plusieurs contextes possibles :

  • vous pouvez ajouter un membre
  • vous pouvez consulter sa fiche détaillée
  • vous pouvez le modifier.

Toutes ces actions sont désignées par le terme Contexte dans Yapla.

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Comment créer ou modifier un formulaire ?

Nous allons prendre un exemple pour cette étape. Rendez vous dans la fonctionnalité Événements puis choisissez l’un de vos événements. Cliquez ensuite sur la tuile Formulaires.

Une fois que la page des formulaires s’ouvre, cliquez sur Formulaires dans le menu en haut de la page.

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Cette page affiche les formulaires que vous avez configurés pour votre compte. Sélectionnez un formulaire pour le modifier.

Trois onglets sont alors disponibles : Structure du formulaire, Aperçu édition, et Aperçu visualisation.

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Si vous désirez modifier la hiérarchie des champs, vous pouvez cliquer dessus, et en le maintenant, glissez-le dans l’ordre qui vous convient. Vous pouvez aussi ajouter un champ en cliquant sur le bouton Créer un nouveau champ, ou bien ajouter une nouvelle section avec le bouton Ajouter une section.

 

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À tout moment, vous pouvez visualiser à quoi ressemble votre formulaire en cliquant sur l’un des onglets Aperçu :

  • Aperçu édition vous permet de visualiser l’apparence du formulaire tel qu’il apparaît pour un internaute en passe de le remplir.
  • Aperçu lecture seule vous permet de seulement visualiser l’apparence du formulaire tel qu’il apparaît pour quelqu’un qui le consulte sans l’éditer.

Validation de surface et validation croisée

La validation de surface des formulaires est définie pour chaque champ personnalisé

Yapla n’offre pas la possibilité de faire des validations croisées entre deux ou plusieurs champs. De plus, il n’est pas possible de modifier la valeur d’un champ dynamiquement en fonction de la valeur d’un autre champ.

Ajouter un nouveau formulaire

Pour ajouter un nouveau formulaire à votre liste, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter un formulaire, qui se trouve en bas de la liste.

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Vous pouvez ensuite donner un nom à votre formulaire. S’il est destiné à un événement particulier, un groupe de participants ou bien à un groupe de donateurs, vous pouvez l’ajouter au groupe en question.

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Vous pouvez ensuite y ajouter les champs et les sections que vous jugez pertinents. 

Traduction des libellés d’un formulaire

Dans la liste de formulaires, vous pouvez observer une roue crantée en face de chaque formulaire disponible. C’est en cliquant sur celle-ci que vous pouvez modifier, dupliquer, traduire ou supprimer un formulaire. 

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La fonction Traduire vous redirige vers le système de gestion des langues. Apprenez comment gérer les traductions dans votre compte Yapla.

Pour aller plus loin : quels sont les champs de formulaire disponibles pour chaque fonctionnalité ?

Il se peut que d’une fonctionnalité à une autre, les champs de formulaire soient différents. Pour vous aider à y voir plus clair et trouver ce que vous cherchez, voici un article qui peut vous être utile : Liste des champs natifs des différentes fonctionnalités.

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