Yapla possède un système de communication performant : une fois bien configurées, vous n’avez plus à vous occuper de vos communications, elles s’enverront automatiquement à vos membres, participants et donateurs à des moments clés.
Mais une communication mal configurée s’enverra elle aussi automatiquement, avec des éléments indésirables. Afin d’éviter ces désagréments, voici quelques points à vérifier lors de la mise en place de vos communications.
Pour plus d’informations au sujet de la configuration de vos communications, consultez notre guide à ce sujet.
Mais une communication mal configurée s’enverra elle aussi automatiquement, avec des éléments indésirables. Afin d’éviter ces désagréments, voici quelques points à vérifier lors de la mise en place de vos communications.
Pour plus d’informations au sujet de la configuration de vos communications, consultez notre guide à ce sujet.
- Est-ce que le template général est bien appliqué aux communications ?
- Est-ce que le template général contient bien le mot-clé __TEMPLATE_CONTENT__ ?
- Est-ce le bon expéditeur ? Pour toutes les communications, le nom de l’expéditeur sera le nom de votre organisme et l’adresse de l’expéditeur sera l’adresse renseignée dans le menu Configuration, sous la section Communications > Email expéditeur
- Est-ce que la communication est associée au bon contexte (pour plus de détails, voir la liste des communications) ?
- Est-ce qu’une seule communication existe pour ce contexte et cette cible ?
- Est-ce que la communication a la bonne langue ? Les destinataires recevront seulement la communication associée à leur langue.
- La communication a-t-elle la bonne cible ? Par exemple, vous voudrez probablement envoyer les détails du paiement d’une inscription à un événement au responsable de l’inscription et non à tous les participants.
- Est-ce que vous voulez recevoir une copie des communications ? N’oubliez pas que si vous envoyez un mail à plusieurs personnes, par exemple le mot de passe à tous vos membres ou un rappel d’inscription à tous vos participants, vous recevrez une copie de chaque mail envoyé (soit des centaines de mails dans certains cas).
- Est-ce que vous avez besoin d'envoyer une copie de ce mail à d'autres personnes ? Il est possible d'envoyer également la communication à un destinataire basé sur un champ de vos formulaires (c'est-à-dire que vous pouvez sélectionner autant de champs que nécessaire, parmi tous les champs de type "Email" existants pour les membres et les organisations). Les communications seront envoyées aux emails saisis comme valeurs dans ces champs.
- Est-ce que le sujet du mail correspond bien à ce que vous voulez communiquer ?
- Est-ce que le texte de votre mail est complet ? Relisez bien votre texte, pour vous assurer que les informations sont les bonnes et qu’il n’y a pas de faute d'orthographe.
- Est-ce que les mots-clés dynamiques sont bien utilisés ? Pour fonctionner, les mots-clés ne doivent pas être coupés par un style, comme du gras, de l’italique ou un lien. Assurez-vous également que le mot-clé soit précédé et suivi d’un espace, pour qu’il ne soit pas collé à un autre mot dans le message final.
- Est-ce que les rappels sont programmés à la bonne date ? Certaines communications permettent de sélectionner le moment de l’envoi, par exemple les rappels de renouvellement et de participation à un événement. Ce moment se détermine en nombre de jours avant ou après la date de fin de l’adhésion ou le début de l’événement. Si vous voulez une date précise, prenez le soin de bien compter le nombre de jour requis. Par exemple, si votre événement a lieu le 31 décembre et que vous voulez envoyer un rappel le 20 décembre, il faut prévoir 11 jours.
- Est-ce que la communication est bien active ? Les communications inactives ne seront jamais envoyées.
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