Si vous souhaitez vous inscrire à notre fonctionnalité de newsletters et que vous possédez déjà un répertoire de contacts bien défini par des segments, des listes, des abonnés ou des adresses invalides chez un fournisseur externe, certaines manipulations de configuration seront nécessaires afin de reprogrammer le bon fonctionnement de vos envois de newsletters. Dans cet article, voyez comment importer et reclasser vos listes de contacts dans la fonctionnalité Yapla Newsletters.
En activant la fonctionnalité Newsletters, la synchronisation de vos contacts contenus dans Yapla s’effectuera automatiquement. Apprenez-en davantage dans cet article.
Importer les groupes contacts externes
1. Qu'est-ce qu'un attribut ?
Les attributs vous permettent de retrouver facilement un ensemble de contacts pour effectuer une action massive, par exemple, les désabonner, les signaler comme rebonds ou éventuellement les regrouper sous un segment d'envoi. Lors de l'import d'une liste externe, il est donc important d'importer en priorité les contacts rebonds et désabonnés sous des attributs permettant de les reclasser ainsi dans Yapla Newsletters et d'éviter des envois involontaires à ces contacts. Vous pourrez également faire de même pour tout groupe de contacts externes afin de les reclasser dans des segments d'envois particuliers en tout temps.
2. Préparer ses fichiers d'import et créer l'attribut
Il est recommandé d'obtenir un fichier Excel par groupes de contacts (e.g.: désabonnés, rebonds, participant du congrès 2025, groupe de journalistes, etc.). Vous devrez ajouter un attribut dans chacun de vos fichiers d'import pour classer l'ensemble de ces contacts sous celui-ci. L'attribut sera automatiquement créé dans la fonctionnalité. Voici comment créer votre fichier :
- Dans votre fichier Excel, supprimez toutes les colonnes à l'exception de l'email.
- Ajoutez une colonne portant le nom de votre groupe à importer (l'attribut), par exemple "adesabonner" et inscrivez "oui" à tous les emails sous celle-ci. Répétez cette procédure par groupe de contacts à importer dans des fichiers différents.
3. Import des fichiers
- Rendez-vous dans l’onglet Newsletters puis dans l’onglet Contacts.
- Dans la colonne de gauche, si vous avez plusieurs listes, sélectionnez la liste souhaitée.
- Cliquez sur le (+) dans le coin supérieur droit, puis sur Importer les contacts.
- Sélectionnez l’option "Existante" puis cliquez sur Continuer.
⚠️ Il est important de ne pas importer vos contacts sous l’option Ajouter une nouvelle puisque le nombre de contacts est comptabilisé par le total de contacts compris dans chacune des listes indépendamment du fait qu’un même contact peut se retrouver dans plus d’une liste.
- Sélectionnez l'option Coller d'une feuille de calcul.
- Sélectionnez l'ensemble des données dans votre feuille de calcul, copiez puis collez-les dans le tableau présent. Cliquez sur Suivant.
- À l'étape suivante, vous pouvez réviser les données. Assurez-vous que le champ de la première colonne indique "email", et que la deuxième colonne comporte le nom du groupe de contacts (l'attribut) que vous êtes en train d'importer. Cliquez sur Continuer.
- Confirmez ensuite que vous avez la permission d'envoyer des emails à ces contacts. Vous serez redirigé vers votre liste de contacts.
4. Créer un segment
- Dans le menu de gauche de votre liste de contacts, sélectionnez Créer un segment.
- Attribuez le même nom au segment que celui de l'attribut créé (par exemple, "À désabonner").
- Dans le champ Choisir la condition, sélectionnez l'attribut correspondant, dans la ligne suivante, sélectionnez "Est" et dans la dernière ligne, "Oui".
- Cliquez sur Sauvegarder et quitter.
En filtrant maintenant votre liste de contacts avec le segment créé, vous obtiendrez la liste de vos contacts importés sous le même attribut. Leur statut indiquera également qu'ils sont "Actif". Vous pourrez désormais faire l'envoi de newsletters en ciblant ce groupe en particulier.
Important : Si vous avez effectué l'import d'un groupe de contacts désabonnés ou rebonds, vous devrez changer ce statut pour les désabonner. Voici comment :
Désabonner les groupes de contacts importés
En filtrant votre liste de contacts avec le segment créé "adesabonner" ou "rebonds", vous obtiendrez la liste de vos contacts importés sous le même attribut.
Pour changer le statut de ce groupe de contacts de Actif à Désabonné, sélectionnez tous les contacts de la liste obtenue, cliquez sur Action en bas et sélectionnez Désabonner.
Vos contacts comportent maintenant le statut "Désabonné".
⚠️ Notez bien que, par exemple, si l’affichage de 100 contacts par page vous donne un total de 6 pages, vous devrez répéter l’étape précédente pour les 6 pages (c’est-à-dire, sélectionner tous les contacts, puis les désabonner à chaque page).
À propos des contacts "Rebonds"
Pour la même liste de contacts, vous devez répéter la procédure en entier et nommer votre nouvel attribut en fonction du fichier importé, soit "rebonds" par exemple.
⚠️ Il est possible que vos contacts importés de la liste rebonds soient automatiquement reconnus comme invalides lors de l’import. Ils ne seront donc pas importés. Les autres contacts de cette liste devront être désabonnés.
Bon à savoir
Il est important de répéter toute l’opération d’import pour chacune des listes de contacts que vous possédez. Par exemple, si vous procédez à l'envoi de newsletters bilingues, vous aurez potentiellement des listes pour chacune des langues supportées.
Si vous rencontrez des difficultés lors de l’import de vos contacts ou désirez davantage de support pour y parvenir, n’hésitez pas à contacter notre équipe du support à support@yapla.com.
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