Problèmes liés aux dates incorrectes lors d’un renouvellement d’adhésion pour les périodes fixes

Le renouvellement des adhésions est un élément clé pour maintenir une gestion efficace des membres au sein d'une association. Toutefois, des erreurs de configuration ou d'utilisation peuvent conduire à des incohérences dans les dates d'adhésion, entraînant des complications administratives et une confusion parmi les membres. Cet article se concentre sur les adhésions à période fixe, en explorant les causes courantes des erreurs de dates et en proposant des solutions pour éviter ces situations.

Qu'est-ce qu'une période fixe ?

Une adhésion à période fixe signifie que la durée de validité est identique pour tous les membres, quelle que soit leur date d'inscription ou de renouvellement. Les périodes fixes incluent généralement :

• Année civile : du 1er janvier au 31 décembre.

• Année scolaire : du 1er septembre au 31 août.

• Période personnalisée : dates définies selon les besoins spécifiques de l'association (par exemple, du 1er avril au 31 mars).

Dans Yapla, la configuration par défaut prévoit que les adhésions expirent le dernier jour de la période fixée, et que les renouvellements commencent automatiquement le 1er jour du mois suivant.

Définition des termes :

Date de fin

La date de fin correspond au dernier jour où l'adhésion est valide. Elle se trouve dans l'onglet Adhésion courante dans le compte d'un membre.

Cependant, lorsque vous accédez aux détails de l'adhésion, c'est la date de renouvellement qui s'affiche. Il n'est pas possible de la modifier via ces pages.

Date de renouvellement

La date de renouvellement (Capture A) fait référence au lendemain de la date de fin. Par exemple, si une adhésion indique une date de fin au 31/12/2025, la date de renouvellement indiquera le 01/01/2026. Cette date est affichée dans les détails de l'adhésion, mais si vous tentez de la modifier, c'est en réalité le terme Date d'expiration (Capture B) qui s'affiche. Notez qu'il s'agit en fait de la date de renouvellement :

Capture A ↑

Capture B ↑

Expiration de l'adhésion

Le terme expiration de l'adhésion (Capture C) affichée dans la liste des membres ou date d'expiration (Capture B) affiché dans la page d'édition de l'adhésion est équivalent à la date de renouvellement.

Capture C ↑

Causes fréquentes des erreurs de dates

1. Mauvaise configuration de la date d’expiration (lors d'intervention manuelle comme un ajout en administration ou un import)

Une période d'adhésion (début de l'adhésion) commence le jour J du mois (par exemple, le 1er janvier) et se termine (date de fin) après 12 mois (par exemple le 31 décembre pour une année civile). La date de renouvellement sera automatiquement fixée au J du mois suivant 12 mois. Cette configuration par défaut s'applique aussi bien aux adhésions reçues automatiquement qu'à celles ajoutées manuellement.

Lors de l'importation de membres ou de la configuration manuelle des adhésions, il est possible que la date d'expiration soit modifiée ou importée incorrectement. Par exemple, au lieu de fixer une date de renouvellement au 01/01/2025 pour une adhésion sur une année civile, une date au 31/12/2024 pourrait être enregistrée par erreur à cause de la disparité des termes indiqués à travers à plateforme. Cela entraînerait un renouvellement sur la même période, au lieu de basculer sur l'année suivante.

Bonnes pratiques :
La date de renouvellement ou d'expiration d'une adhésion doit toujours correspondre au lendemain de la date de fin de l'adhésion.

2. Paramètres de type d’adhésion mal configurés :

Dans la section Types d’adhésions, des erreurs de configuration peuvent entraîner des renouvellements incorrects :

1. Dans les paramètres de la fonctionnalité Membres, sous Types d’adhésions, il est possible de fixer une date de départ anticipée pour les renouvellements. Par exemple, pour une période d’adhésion calée sur une année civile, les renouvellements peuvent être ouverts de façon anticipée deux mois avant le 1er janvier.

Cependant, tout renouvellement effectué avant la date de départ sera attribué à la même période d’adhésion en cours, ce qui peut entraîner des erreurs et de la confusion.

Pourquoi ?

• L'avis de renouvellement est programmé à plus de 60 jours.
• Avec l'affichage standard sur l’espace membre du site web, le bouton "Renouveler mon adhésion" apparaît même si les renouvellements ne sont pas encore ouverts.

• Lorsqu'aucune page dédiée n'est créée et que le membre effectue une transaction via une monopage, aucun message ne bloque le renouvellement. Celui-ci s'effectue alors sur la même période au lieu de s'appliquer à la période suivante.
• Si la case "Activer automatiquement la nouvelle adhésion sans attendre la date d’échéance" est cochée, cela peut générer des chevauchements entre l’adhésion en cours et la nouvelle adhésion. Décochez cette option pour éviter des renouvellements sur des périodes déjà actives.

Comment corriger les erreurs ?

Si vous recevez des renouvellements avec des dates incorrectes, vous pouvez suivre ces étapes si votre membre demande une facture avec les bonnes dates :

Si le membre accepte que la facture soit erronée :

1. Vous pouvez simplement conserver l'adhésion et mettre à jour les dates selon les informations correctes.

Sinon :

1. Annuler l’adhésion incorrecte

   • Vous pouvez annuler l’adhésion via l’administration Yapla. Cependant, cette action n’annule pas automatiquement la facture associée.

   • Référez-vous à cet article pour plus de détails : Annuler une adhésion.

2. Ajouter une nouvelle adhésion

   • Une fois l’adhésion annulée, créez une nouvelle adhésion avec les bonnes dates.

   • Assurez-vous que la période et le tarif sont correctement configurés avant de finaliser l’opération.

   • Plus d’informations ici : Ajouter une adhésion à un membre.