Comprendre les processus de validation d'adhésion (Workflow) pour vos communications

 

Il existe quatre processus de validation pour les adhésions et un processus d'approbation.  Chacun permet une gestion unique de vos membres.

Veuillez noter qu'un processus de validation s'applique aux nouvelles adhésions et aux renouvellement. 
Pour en savoir plus sur la configuration des processus de validation d'adhésion

 

Les 4 processus de validation

TYPE A - ADHÉSION IMMÉDIATE SANS VALIDATION

Le membre est actif dès que le paiement de l'adhésion est complété.
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Voici les communications associées à chaque étape de ce processus:

  • Création de l'adhésion : s'il s'agit d'une première adhésion "Création membre". Cette communication est généralement configurée pour informer en interne de la création d'un nouveau membre. 
  • Adhésion en attente de paiement : si paiement par chèque "Adhésion en attente de paiement". Veillez à inclure la facture "À payer" au besoin. Vous pouvez programmer des rappels automatiques avec la communication "Rappel - Adhésion en attente de paiement"
  • Confirmation de l'adhésion : une fois le paiement reçu ou dans le cadre d'une adhésion gratuite. Veillez à inclure la facture "Payée" au besoin aux communications. 
        • Première adhésion : "Adhésion validée"
        • Renouvellement : "Adhésion renouvelée"
        • Renvoi manuel en cours d'année : "Renvoi de la confirmation de paiement" 
  • Renouvellement : 2 types de communications sont disponibles et peuvent être envoyées plusieurs fois. Une combinaison de plusieurs de ces communications est possible.
        • "Adhésion à renouveler" : se déclenche avant l'expiration en fonction du nombre de jours précédant la date d'expiration de l’adhésion. Par exemple, il est possible de créer trois messages différents qui partiront 30, 15 et 1 jours avant l’expiration de l’adhésion.
        • "Adhésion à renouveler après expiration : se déclenche après l'expiration en fonction du nombre de jours suivant l’expiration de l’adhésion. Par exemple, il est possible de créer trois messages différents qui partiront 30 et 180 jours après l’expiration de l’adhésion. 

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TYPE B - ADHÉSION AVEC VALIDATION

Cette fonction est disponible au forfait Orbite.

Le membre remplit le formulaire d'adhésion en ligne et paye son adhésion si nécessaire. Un administrateur doit ensuite valider l'adhésion. Sans cette validation, le membre n'est pas actif. 

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Voici les communications associées à chaque étape de ce processus:

  • Création de l'adhésion : s'il s'agit d'une première adhésion "Création membre". Cette communication est généralement configurée pour informer en interne de la création d'un nouveau membre. 
  • Adhésion en attente de paiement : si paiement par chèque "Adhésion en attente de paiement". Veillez à inclure la facture "À payer" au besoin. Vous pouvez programmer des rappels automatiques avec la communication "Rappel - Adhésion en attente de paiement"
  • Adhésion en attente de validation : pour notifier que l'adhésion est en attente d'une décision "Adhésion en attente de validation"
  • Confirmation de l'adhésion : une fois le paiement reçu ou dans le cadre d'une adhésion gratuite. Veillez à inclure la facture "Payée" au besoin aux communications. 
        • Première adhésion : "Adhésion validée"
        • Renouvellement : "Adhésion renouvelée"
        • Renvoi manuel en cours d'année : "Renvoi de la confirmation de paiement" 
  • Renouvellement : 2 types de communications sont disponibles et peuvent être envoyées plusieurs fois. Une combinaison de plusieurs de ces communications est possible.
        • "Adhésion à renouveler" : se déclenche avant l'expiration en fonction du nombre de jours précédant la date d'expiration de l’adhésion. Par exemple, il est possible de créer trois messages différents qui partiront 30, 15 et 1 jours avant l’expiration de l’adhésion.
        • "Adhésion à renouveler après expiration : se déclenche après l'expiration en fonction du nombre de jours suivant l’expiration de l’adhésion. Par exemple, il est possible de créer trois messages différents qui partiront 30 et 180 jours après l’expiration de l’adhésion. 



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TYPE C - ADHÉSION AVEC DÉPÔT DE DOCUMENT(S) ET VALIDATION

Cette fonction est disponible au forfait Orbite.​

Lors de son adhésion ou après le paiement de l'adhésion, le membre devra fournir les documents déterminés dans la configuration de l'adhésion. Une fois les documents fournis, l'adhésion doit être validée par un administrateur. Sans cette validation, le membre n'est pas actif. 


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Voici les communications associées à chaque étape de ce processus:

  • Création de l'adhésion : s'il s'agit d'une première adhésion "Création membre". Cette communication est généralement configurée pour informer en interne de la création d'un nouveau membre. 
  • Adhésion en attente de paiement : si paiement par chèque "Adhésion en attente de paiement". Veillez à inclure la facture "À payer" au besoin. Vous pouvez programmer des rappels automatiques avec la communication "Rappel - Adhésion en attente de paiement"
  • Adhésion en attente de document :
        • si les documents nécessaires n'ont pas été fournis lors de l'adhésion, le membre reçoit la communication "Adhésion en attente de documents". 
        • si les documents nécessaires ont  été fournis lors de l'adhésion, le membre passe directement en attente de validation après le paiement
  • Adhésion en attente de validation : pour notifier que l'adhésion est en attente d'une décision "Adhésion en attente de validation"
  • Confirmation de l'adhésion de l'adhésion : une fois le paiement reçu ou dans le cadre d'une adhésion gratuite. Veillez à inclure la facture "Payée" au besoin aux communications. 
        • Première adhésion : "Adhésion validée"
        • Renouvellement : "Adhésion renouvelée"
        • Renvoi manuel en cours d'année : "Renvoi de la confirmation de paiement" 
  • Renouvellement : 2 types de communications sont disponibles et peuvent être envoyées plusieurs fois. Une combinaison de plusieurs de ces communications est possible.
        • "Adhésion à renouveler" : se déclenche avant l'expiration en fonction du nombre de jours précédant la date d'expiration de l’adhésion. Par exemple, il est possible de créer trois messages différents qui partiront 30, 15 et 1 jours avant l’expiration de l’adhésion.
        • "Adhésion à renouveler après expiration : se déclenche après l'expiration en fonction du nombre de jours suivant l’expiration de l’adhésion. Par exemple, il est possible de créer trois messages différents qui partiront 30 et 180 jours après l’expiration de l’adhésion. 


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TYPE D - ADHÉSION AVEC VALIDATION AVANT L'ÉTAPE DE PAIEMENT 

Cette fonction est disponible au forfait Orbite.​

À l'inverse du TYPE B, dans ce processus la validation se fait avant l'étape de paiement. Ce processus de validation évite de faire des remboursements d'adhésion en cas de refus, mais ajoute une étape supplémentaire au processus d'adhésion. 

Attention, ce type est différent de la fonction Approbation où seul l'administrateur peut choisir et associer une adhésion au membre. Dans le type D, le membre est autonome pour sélectionner l'adhésion de son choix, que l'administrateur validera par la suite. 

Voici les communications associées à chaque étape de ce processus:
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  • Création de l'adhésion : s'il s'agit d'une première adhésion "Création membre". Cette communication est généralement configurée pour informer en interne de la création d'un nouveau membre. 
  • Adhésion en attente de validation : pour notifier que l'adhésion est en attente d'une décision "Adhésion en attente de validation"
  • Validation de l'adhésion : l'administrateur a deux choix lors de la validation qui mettra l'adhésion en attente de paiement
        • Approuver et payer : cette option crée une facture et une écriture comptable. La communication "Adhésion en attente de paiement" est envoyée. 
        • Approuver sans payer : cette option ne crée aucune facture ni écriture comptable. La communication "Demande d'adhésion confirmée" est envoyée. 
  • Adhésion en attente de paiement : Vous pouvez programmer des rappels automatiques avec la communication "Rappel - Adhésion en attente de paiement"
  • Confirmation de l'adhésion de l'adhésion : une fois le paiement reçu ou dans le cadre d'une adhésion gratuite. Veillez à inclure la facture "Payée" au besoin aux communications. 
        • Première adhésion : "Adhésion validée"
        • Renouvellement : "Adhésion renouvelée"
        • Renvoi manuel en cours d'année : "Renvoi de la confirmation de paiement" 
  • Renouvellement : 2 types de communications sont disponibles et peuvent être envoyées plusieurs fois. Une combinaison de plusieurs de ces communications est possible.
        • "Adhésion à renouveler" : se déclenche avant l'expiration en fonction du nombre de jours précédant la date d'expiration de l’adhésion. Par exemple, il est possible de créer trois messages différents qui partiront 30, 15 et 1 jours avant l’expiration de l’adhésion.
        • "Adhésion à renouveler après expiration : se déclenche après l'expiration en fonction du nombre de jours suivant l’expiration de l’adhésion. Par exemple, il est possible de créer trois messages différents qui partiront 30 et 180 jours après l’expiration de l’adhésion. 

Options des workflows

Membres / Paramètres / Adhésions / Processus de validation

Les options de workflow s'appliquent à toutes les adhésions. 

 

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Approbation requise avant de permettre l'adhésion d'un membre

Cette option a pour conséquence de ne pas proposer directement la liste des adhésions au membre potentiel. Le candidat rempli le formulaire de demande d'adhésion, reçoit la communication "Adhésion en attente d'approbation" et passe au statut "En attente d'approbation". L'administrateur aura deux options : 

      • Approbation : l'administrateur choisi l'adhésion à laquelle le membre à droit. La communication "Demande d'adhésion confirmée" est envoyée. Le membre peut ensuite se connecter dans son espace membre pour compléter son adhésion en fonction du processus de cette dernière
      • Refus : la communication "Demande d'adhésion refusée" est envoyée.

Pour en savoir plus sur cette fonction

Statut en attente de paiement

Disponible uniquement avec le Type A.

Si le membre a choisi un mode de paiement autre que par carte de crédit, l'adhésion sera au statut En attente de paiement, jusqu'à ce que le paiement soit reçu puis validé par votre organisation.

Par défaut, un membre en attente de paiement sera inactif et ne pourra pas profiter des avantages réservés aux membres (tarifs préférentiels, affichage dans l'annuaire, pages réservées aux membres, etc).

Si vous souhaitez que les membres en attente de paiement soient considérés comme des membres actifs et aient les mêmes avantages que les membres avec une adhésion validée, cochez la case Activer les membres en attente de paiement.

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Aller plus loin

Visitez la section Communications des bases de Yapla

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