Ajouter un document PDF en pièce jointe

Avec Yapla, vous pouvez facilement joindre des documents PDF à vos communications afin de les partager à vos collaborateurs, vos membres ou vos donateurs. C’est une option qui peut être pratique pour fournir de l’information relative à un événement, comme une attestation de participant ou une carte de membre. Voici donc comment créer un document PDF à ajouter à vos communications, en quelques étapes simples.

Créer un nouveau document PDF dans Yapla

Chaque document PDF que vous créez dans Yapla peut être en lien avec :

• l’un des événements que vous organisez OU
• avec les membres de votre OBNL.

1. Vous devez donc commencer par vous rendre dans la configuration de la fonctionnalité Membres ou sélectionner l’événement pour lequel vous souhaitez créer un document PDF. Dans notre exemple, pour que ce soit clair et facile à comprendre, nous allons utiliser la fonctionnalité Événements.

Pour ce faire, rendez-vous dans la fonctionnalité Événements, puis sélectionnez l’événement de votre choix. Ensuite, cliquez sur la tuile Documents, puis cliquez sur le bouton Ajouter un document.

Une nouvelle page s’affiche, dans laquelle vous pouvez commencer votre création du document.

Informations générales

• Le champ Nom du document servira à le retrouver facilement dans votre liste de documents. C’est aussi ce nom qui apparaît en tant que titre du fichier PDF.
• Le champ Nom technique se remplit automatiquement avec le nom que vous avez précédemment entré.
• Le champ Type vous demande de définir s'il s'agit d'un document PDF ou personnalisé.
• Le champ Langue de communication, quant à lui, permet de générer automatiquement les mots-clés dans la langue du destinataire. Par exemple, si vous possédez un site internet bilingue ou si vous avez inséré le champ langue dans le formulaire d’inscription, vous devez créer un document dans chacune des langues. Il vous faut ensuite indiquer quelle langue vous voulez utiliser afin que les documents soient associés aux communications appropriées.
• Le champ Description est optionnel. Néanmoins, nous vous suggérons de le remplir pour mieux vous y retrouver en tant qu’administrateur du compte.

Contenu

• Les contextes vous permettent de personnaliser et d'adapter la gestion des documents selon vos besoins spécifiques pour chaque événement.
  • Contexte liste : Ce contexte est généralement utilisé pour afficher ou gérer plusieurs documents à la fois. Par exemple, si vous avez une liste de participants à un événement, le contexte liste vous permettrait de voir et de gérer les documents associés à tous ces participants en une seule vue.
  • Contexte unitaire : Ce contexte est utilisé pour gérer un document spécifique à la fois. Par exemple, si vous souhaitez consulter ou modifier les détails d'un seul participant à un événement, vous utiliseriez le contexte unitaire pour accéder à ce document particulier.

Dans notre exemple, nous sélectionnerons le type unitaire.

• L'éditeur de texte Contenu correspond à ce que votre PDF contient. Vous pouvez y ajouter du texte et le mettre en forme (couleurs, taille du texte, images, liens, etc.), au travers des fonctions de l’éditeur de texte. Si vous êtes suffisamment à l’aise avec le code HTML, vous pouvez aussi passer directement par le code source.

2. Vous pouvez ensuite ajouter des mots-clés dynamiques pour personnaliser le document automatiquement. Vous pouvez voir la liste des champs dynamiques disponibles en cliquant sur les boutons Mots-clés Membres et Mots-clés Adhésions. Ainsi, chaque destinataire peut voir apparaître son nom en début de communication, ou bien des informations au sujet de son inscription.
3. Une fois votre message configuré, cliquez sur le bouton Sauvegarder. Si vous souhaitez prévisualiser le résultat, cliquez sur Prévisualiser afin de générer un PDF et vérifier sa mise en page.

Associer le PDF à une communication

4. Rendez-vous ensuite dans la fonctionnalité Événements, et sélectionnez l’événement pour lequel vous venez de créer le document PDF.
5. Cliquez sur la tuile Communications et choisissez la communication que vous désirez associer au PDF.
6. Dans le bas de la communication, vous pouvez apercevoir une section Pièces jointes. Cliquez dessus et sélectionnez le document que vous avez précédemment créé. Finalisez votre action en cliquant sur le bouton Ajouter, puis enregistrez votre communication.

Pour aller plus loin : créer un PDF commun à tous les événements

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi créer un document PDF commun à tous vos événements, plutôt qu’un document spécifique par événement. Il vous suffit, pour cela, de vous rendre dans l’option de configuration globale de vos événements. Si vous avez besoin d’assistance, n’hésitez pas à nous contacter !