Créez des listes de contacts automatiquement à l'aide des groupes

La fonctionnalité Infolettre permet de synchroniser plusieurs informations de vos contacts Yapla, dont les groupes, c'est à dire la relation de vos contacts avec votre organisation (membre, donateur, participant, etc.).

Cette fonction facilite grandement la communication et la gestion des contacts en créant des listes d'envoi qui se mettent à jour automatiquement.

 

Liste des groupes disponibles dans l'administration Yapla

Groupe	Synchronisation	Exemple d'utilisation
Membres actifs	Ce groupe se met à jour automatiquement à chaque fois qu'un membre adhère ou que son adhésion expire.	Identifier uniquement les membres actifs, quelque soit le type d'adhésion
Types d'adhésion	Chaque type d'adhésion a son groupe dédié. Si un membre change de type d'adhésion, il change de groupe.	Cibler et de communiquer avec les membres avec une certaine adhésion.
Donateurs	Toute personne ayant déjà fait un don à votre organisation via Yapla.	Communiquer avec tous les donateurs.
Donateurs par campagne (nom de la campagne)	Un groupe est automatiquement créé par campagne. Ce groupe se met à jour à chaque fois qu'un nouveau don est fait à la campagne concernée.	Communiquer avec les donateurs d'une campagne spécifique.
Participants à un événement (nom de l'événement)	Les participants validés sont automatiquement ajoutés au groupe correspondant à l'événement.	Communiquer avec les participants d'un événement précis.
Personnes ayant rempli un formulaire de l'application Données (nom de l'objet)	Toute personne ayant rempli un formulaire de l'application Données où l'adresse courriel était mentionnée.	Communiquer avec les personnes ayant rempli un formulaire spécifique.
Tous vos groupes personnalisés	Tous les groupes que vous aurez ajoutés manuellement à vos contacts.	Communiquer avec un groupe précis, par exemple les membres de votre CA.

Mise à jour des groupes

Si vous ne voyez pas le groupe Membres actifs, le menu Groupes, ou que des membres n’apparaissent pas, rendez-vous dans la fonctionnalité Membres de Yapla et cliquez sur le menu Paramètres/Paramètres.

Choisissez ensuite l'onglet Synchronisation.

Assurez-vous que la case Synchroniser automatiquement les membres avec le référentiel des contacts est bien cochée pour que vos membres soient bien mis à jour dans le référentiel de contacts.

Cliquez ensuite sur le bouton Lancer une synchronisation manuelle pour vous assurez que tous les membres sont bien à jour. Retournez dans l’application Infolettres et refaites une synchronisation de vos contacts.

Synchronisation des Groupes dans la plateforme Infolettres

Pour récupérer manuellement les informations de vos contacts, dans l’application Infolettres, cliquez sur le menu Contacts/Import des contacts.

Cliquez sur le bouton Synchroniser de la section Yapla. Vous pouvez également activer la fonction Synchronisation avant envoi pour que vos contacts se mettent automatiquement à jour avant chaque envoi d’infolettre. Par défaut, cette fonction est activée.

Une fois vos contacts synchronisés, vous aurez accès au menu Groupe, avec la liste des groupes importés.

Si vous avez des membres, le groupe Membres actifs sera présent.

Un groupe ne peut pas contenir aucun contact. Par exemple, un groupe par type d'adhésion est crée, seulement si des membres actifs sont inscrits à ce type d'adhésion. 

Aussi, si vous avez des participants validés à vos événements, un groupe par événement sera présent. Ce groupe aura le nom de votre événement.

Créer un filtre d'envoi avec les groupes

Une fois la synchronisation terminée, vous pourrez créer un filtre pour communiquer, par exemple avec vos membres actifs. Dans le menu Contacts, cliquez sur le sous-menu Filtres simples. Cliquez sur le bouton Ajouter un filtre simple. Inscrivez le nom de votre filtre et une description s’il y a lieu.

Dans la section Champ sur lequel appliquer le filtre, sélectionnez Groupes Yapla. Sélectionner ensuite Égale, puis la valeur Membres actifs. Enregistrez votre filtre. Dans cet exemple, vous aurez créé une liste d'envoi qui inclut uniquement les membres avec une adhésion valide. Ce filtre se mettra à jour automatiquement, en ajoutant et retirant les membres concernés.

Combiner les options pour créer des filtres simples personnalisés. Par exemple, vous pouvez obtenir la liste de tous vos contacts qui ne sont pas des membres actifs en sélectionnant le comparateur Différent au lieu d’Égale et en choisissant la Valeur Membres actifs.

Si vous souhaitez faire des groupes combinant plusieurs critères, par exemple les membres actifs ayant participé à l'AGA ou les donateurs dont la langue est l'anglais, consultez notre guide sur les filtres complexes.