Importer et mettre à jour les membres avec l'assistant d'import [Guide]

L’assistant d’import de l’application Membres permet d’importer en une seule étape tous vos membres, leur dernière adhésion et tout type d'information que vous souhaitez ajouter sur vos membres lors de la création de votre compte. Il permet également de mettre à jour rapidement plusieurs membres. 

Étape 1 : Préparer votre fichier d'import

Pour importer vos membres ou faire une mise à jour massive, vous aurez besoin d’un fichier Excel (.xls ou .xlsx) contenant les adresses courriel ou le numéro des membres à modifier, ainsi que les informations à mettre à jour.

Vous pouvez utiliser n'importe quel fichier, y compris un export provenant d'un autre logiciel de gestion, ou utiliser ce modèle. Il est aussi important de respecter les règles suivantes :

• Seul le premier onglet du fichier sera importé
• Le fichier doit être simple, sans mise en forme (couleurs, bordures, etc)
• Les lignes des cellules ne doivent pas être surlignées
• Les cellules ne doivent pas être fusionnées entre elles
• Le fichier ne doit pas contenir de macro
• Éviter les lignes vides en fin de fichier, qui pourraient créer des membres non désirés.

En cas de doute sur n'importe lequel de ces points, n'hésitez pas à sélectionner les données que vous souhaitez importer et les recopier dans un nouveau fichier, en utilisant la fonction Coller les valeurs, afin de nettoyer vos données. Vous obtiendrez ainsi un fichier contenant uniquement les informations de votre import.

Votre fichier pourrait contenir les colonnes suivantes : courriel, prénom, nom, langue.



Attention : Si le champ à mettre à jour contient un choix de réponses, comme pour la langue ou le titre, vous devrez inscrire soit la valeur, soit le libellé exact. Pour connaître ces informations, rendez-vous dans l’assistant d’import des membres (Membres > Paramètres > Import des membres). Sélectionnez le champ dont vous aurez besoin. Un tableau apparaîtra avec la liste des options disponibles.

Étaper 2 : Importer ou mettre à jour des membres

L’assistant d’import se trouve dans le menu Paramètres de l’application Membres, dans la catégorie Assistants. (Membres > Paramètres > Import des membres).

À la première étape, importez votre fichier contenant votre liste des membres.

À l’étape suivante, vous devrez associer (cliquer et glisser) les colonnes de votre fichier Excel qui se trouvent à gauche de l'écran, avec les champs personnalisés de votre compte, qui sont dans la partie de droite.

La première section, Identifiant unique de votre membre, vous servira à différencier vos membres. C'est cette information qui déterminera si il faut mettre à jour les informations d'un membre existant ou en créer un nouveau. Elle est donc essentielle pour éviter les doublons en cas de mise à jour. Vous pouvez utiliser le courriel, le numéro de membre ou n'importe quel champ personnalisé de type incrémental.

Si vous voulez forcer la mise à jour d’un champ, cochez la case à côté de celui-ci. Si cette case n’est pas cochée et que le membre a déjà des informations dans ce champ, celles-ci seront conservées.

Nb : dans le cadre d'une mise à jour de vos membres via le numéro de membre, veillez à bien utiliser le même format.
En effet, le format des cellules doit être exactement le même que celui utilisé dans Yapla. Par exemple, le n° de membre si il est indiqué comme étant 0001 dans Yapla doit reprendre ce format dans votre fichier. 0001 et différent de 1. Auquel cas, de nouveaux membres seront importés.

Étape 3 : Importer des adhésions

Vous pouvez également joindre aux informations de vos membres les informations de leur dernière adhésion.
Pour ce faire, vous devrez créer des colonnes dédiées dans votre ficher Excel comprenant le code de l'adhésion que vous pourrez retrouver dans le tableau de correspondance de l'outil d'imports des adhésions, la date de début et la date de fin de l'adhésion du membre. Lors de l'import Yapla associera automatiquement l'adhésion au membre. 

Étape 4 : Importer des référents (cette étape est facultative)

La plateforme vous donne aussi la possibilité de créer le référent de vos adhérents automatiquement à l'import. Pour rappel, le référent est un contact relié à un adhérent (pratique si les adhérents n'ont pas d'adresse courriel dédiée par exemple). Il faudra intégrer des colonnes dédiés au sein de votre fichier d'import. 

Par défaut, il faudra ainsi prévoir 4 colonnes pour permettre à Yapla de générer le référent associé à l'adhérent. 

Étape 5 : Validation des données à importer

Cliquez sur "Étape suivante". Si le moteur de validation ne trouve pas de problème, vous pourrez cliquer à nouveau sur "Étape suivante" et lancer l’import. À noter que vous pouvez cliquer sur le bouton Rafraîchir pour connaître l’état du moteur de validation.

Si des messages sont remontés à cette étape, vérifiez bien le contenu de ceux-ci. S'il y a lieu, corrigez votre fichier d'import et recommencez. Si les erreurs sont minimes, vous pouvez aussi choisir de les ignorer et de poursuivre, mais certaines informations pourraient être importées incorrectement.

L’import peut prendre plusieurs minutes si votre fichier est volumineux. Nous vous conseillons de laisser tourner la page en arrière-plan et de travailler dans un autre onglet pendant ce temps. Un courriel vous sera envoyé lorsque l’import sera terminé.

Pour aller plus loin

Import de plusieurs valeurs pour les cases à cocher

Import du référent

Importer des groupes personnalisés pour vos membres