Présentation des workflows d'objets

La fonctionnalité Données dans Yapla permet de collecter des données et de les traiter à l’aide de processus de validation (workflows).  Yapla propose deux modes de fonctionnement, les workflows personnalisés et les workflows systèmes. Il existe présentement quatre workflows systèmes : Validation simple, Soumission, Paiement et Validation avec révision. Pour les besoins plus spécifiques, le  workflow personnalisé permet de définir soi-même les différents statuts.

Les changements de statuts de chaque workflow permettent également de déclencher des communications automatiques.

Sélectionner son workflow

Les workflows se trouvent dans le menu Paramètres de votre objet.

Dans le sous-menu Workflows, vous pouvez sélectionner celui qui vous convient.

Validation simple

Ce type de workflow est utilisé pour les formulaires simples qui ne demande pas d'approbation par un administrateur Yapla. Par exemple, ce workflow peut être utilisé pour un formulaire de prise de contact ou encore l'inscription à l'infolettre. 

 

Statut	Description
Nouveau	Statut initial lors de la création d’une demande.
Validé	La demande a été validé.
Annulé	La demande est annulé.
Détruit	La demande est détruite et n'est pas récupérable.
Archivé	La demande est archivée.

 

 

Soumission

Ce type de workflow est utilisé pour les éléments qui demandent à l'utilisateur de soumettre le formulaire une fois celui-ci complétée. Ce workflow sera utilisé lorsque la demande est relié à un membre par un champ de type Objet. Ceci permet donc à des membres de se connecter à leur Espace membre et de compléter des formulaires qui lui ont été assigné par un administrateur Yapla. Par exemple, ce workflow peut être utilisé pour remplir des évaluations, remplir des sondages, remplir un demande d'auto-évaluation, etc...

 

Statut	Description
Nouveau	Statut initial lors de la création d’un élément
En cours	Le membre est en train de compléter le formulaire.
Soumis	Le formulaire a été soumis par le membre
Annulé	L'élément est annulé.
Détruit	L'élément est détruit et n'est pas récupérable.
Archivé	L'élément est archivé.

 

Paiement

Ce type de workflow est utilisé pour les formulaires qui nécessitent une étape de paiement. Par exemple, ce workflow peut être utilisé pour un formulaire d'achat d'un guide, pour le paiement d'une demande de publicité, etc. Pour en savoir plus sur les objets avec paiement.

 

Statut	Description
Nouveau	Statut initial lors de la création d’une demande.
En attente de paiement	Statut lorsque le paiement sélectionné est paiement par chèque ou virement bancaire.
Transaction complétée	Statut lorsque le paiement a été effectué.
Validé	La demande a été validé.
Annulé	La demande est annulé.
Détruit	La demande est détruite et n'est pas récupérable.
Archivé	La demande est archivée.

 

Validation avec révision

Ce type de workflow est utilisé pour les formulaires qui demandent qu'un administrateur Yapla approuve la demande. Ce workflow sera utilisé lorsque la demande est relié à un membre par un champ de type Objet. Ceci permet donc à des membres de se connecter à leur Espace membre et de soumettre pour approbation des demandes. Il permet aux administrateurs Yapla d'approuver, de refuser ou encore de demander des modifications à la demande. Par exemple, ce workflow peut être utilisé pour remplir demandes d'accréditation, de publications d'articles, etc... Il est également possible d'associer un paiement à ce workflow.

 

Statut	Description
Nouveau	Statut initial lors de la création d’un élément
Approuvé	Statut lorsque l'élément a été approuvé par un administrateur du compte.
Approuvé et en attente de paiement	Statut lorsque l'élément a été approuvé et qu'un paiement est maintenant en attente.
En attente de modification	Statut lorsqu'une demande de modification est en cours.
En attente d'approbation	Statut lorsqu'un élément a été envoyé pour approbation.
Prêt à soumettre	Statut lorsque le formulaire est complété et prêt à être envoyé pour approbation.
Refusé	L'élément est refusé par un administrateur du compte.
Refusé et en attente de paiement	L'élément est refusé par un administrateur du compte mais un paiement doit tout de même être fait.
Annulé	L'élément est annulé.
Détruit	L'élément est détruit et n'est pas récupérable.
Archivé	L'élément est archivé.

 

Workflow personnalisé 

Ce workflow permet à l'administrateur Yapla d'associer manuellement le statut d'un élément mais il permet également de créer ses propres statuts. Voici les statuts de base qui sont présent lors de la création d'un objet :

 

Statut	Description	Administrateur Yapla
Nouveau	Statut initial lors de la création d’une demande.	L’administrateur Yapla peut sélectionner n’importe quel statut à n’importe quel moment. Le changement de statut se fait directement sur le formulaire.
Validé	La demande a été validé.
Annulé	La demande est annulé.
Détruit	La demande est détruite et n'est pas récupérable.
Archivé	La demande est archivée.

 

Lors de chaque changement de statut, une communication sur mesure peut être envoyée par courriel automatiquement. Par exemple, il est possible d'annoncer à la personne qui rempli la demande que celle-ci a bien été reçue et sera validé sous peu.