Créez des activités avec plusieurs sessions

Yapla vous permet d'organiser vos événements sous la forme de sessions paramétrées en amont et de permettre le choix de la session à vos participants avant leur inscription. Cette fonctionnalité est appelée Activités et est disponible à partir du forfait Premium.

Cette fonctionnalité peut-être très pratique pour vos stages, formations et activités récurrentes dans le temps. Elle vous permet de proposer différentes sessions pour votre Activité.

Activation de la fonctionnalité

Pour activer la fonctionnalité Activités, il faut vous rendre dans l'onglet Paramètres du Menu Evénements. Cliquez en suite sur le bloc Paramètres :

Ensuite cliquez sur la case Activer les Activités :

Les fonctionnalités Activités seront désormais disponibles pour vos événements et vous permettront de gérer les multi-sessions. Vous retrouverez un onglet correspondant dans le menu Evénements de Yapla :

Attention : les Activités et les sessions associées doivent impérativement fonctionner avec des pages d'un site Web Yapla et les module Espace Activité et Espace Evénements. En effet, cette fonctionnalité ne peut pas être gérée par les mono-pages Yapla.

Fonctionnement des Activités

La Fonctionnalité Activités vous permet de paramétrer un événement global dans lequel les participants vont pouvoir s'inscrire et choisir une session que vous avez paramétré. Vous pourrez paramétrer les tarifs, formulaires, places disponibles ou encore communications automatiques de façon générale pour l'ensemble de l'Activité pour que ces paramètres soient appliqués par défaut à vos sessions créées.

Le système de configuration de l'Activité reprend le parcours de création des Evénements. Pour en savoir plus : Créer et configurer un événement

Une fois cette étape effectuée, vous pourrez alors configurer individuellement chaque session rattachée à votre activité.

Il ne vous reste plus qu'à paramétrer et ajouter vos sessions!

Configuration des sessions

Une fois votre Activité créée, vous devez ajouter des sessions à celle-ci afin de permettre à vos participants de choisir la session de leur choix au sein de votre activité.

Chaque session ajoutée reprendra le paramétrage effectué au niveau de l'Activité parente. Vous pouvez cependant modifier le paramétrage appliqué et le personnaliser pour chaque session (tarifs, places disponibles, informations, communications, processus d'inscription...).

Les sessions fonctionnent également comme les Événements et seront répertoriés dans l'onglet Événements de votre menu principal. Vous bénéficierez des mêmes options de paramétrages.
Pour en savoir plus (vidéo) : Gérer ses événements avec Yapla

Proposer l'inscription sur votre site internet Yapla

L'utilisation du Site Web Yapla est nécessaire pour utiliser la fonctionnalité Activité ! Il faudra paramétrer une page appelant le module Espace Événements (pour permettre les inscriptions à vos sessions) et le module Espace Activités pour afficher vos activités et la liste des sessions associées.

Si vous n'avez encore de site internet Yapla, n'hésitez pas à consulter la section de l'aide en ligne associée : Créer mon site Web

La fonctionnalité Site Web permet de créer des pages Web facilement et de leur associer des modules. Un module est une composante graphique qui gère une ou des fonctions avancées de Yapla. Il doit être associé à une zone d’une page web. Chaque module est configurable en fonction de vos besoins.

Lorsque vous cliquez sur une zone d'une de vos page web, un menu apparaît où vous pourrez :

Choisir la fonctionnalité

Vous avez le choix entre les fonctionnalités: Site web, Membres, Événements, Dons, Contacts, Données et Infolettres. Ici, nous choisirons la fonctionnalité Événements.

Choisir le module

Une fois que votre fonctionnalité est choisie, sélectionnez le module que vous souhaitez insérer dans votre zone de page. Nous choisirons Espace Activité ou Espace Événements.

Rappel : votre site internet Yapla doit avoir les deux Espaces disponibles pour permettre l'inscription à vos activités. Une fois la fonctionnalité et le module choisis, des configurations additionnelles seront disponibles. Pour en savoir plus sur les modules, consultez cet article : Liste des modules de l'application site web

Questions fréquentes

Quel est la différence entre la fonctionnalité Activité et ses session et Congrès et ses ateliers? Laquelle choisir dans quelle situation ?

Activité et Session

Cette fonctionnalité vous permet de créer un événement global avec plusieurs sessions. Les participants peuvent choisir la session qui leur convient avant de s'inscrire. C'est idéal pour des stages, formations ou activités récurrentes. Vous pouvez configurer des paramètres généraux pour l'ensemble de l'activité, qui seront appliqués par défaut à toutes les sessions. Cela inclut les tarifs, les formulaires, et les communications automatiques. Plus adapté si vous avez besoin de gérer des événements avec des sessions multiples mais relativement simples.
Nécessite l'utilisation des modules Espace Activité et Espace Événements sur un site Web Yapla pour gérer les inscriptions.

Congrès et Atelier

La fonctionnalité Congrès est conçue pour des événements plus complexes, comme des congrès annuels ou des festivals, qui peuvent s'étendre sur plusieurs jours et inclure divers ateliers. Vous pouvez créer des blocs horaires et des ateliers, assigner des intervenants, et gérer des tarifs spécifiques pour chaque atelier. Préférable pour des événements plus complexes nécessitant une gestion détaillée des ateliers et des intervenants.
Nécessite la création de pages spécifiques sur votre site Web pour l'inscription, la programmation, et la connexion des participants.